旨在优化团队能力的项目经理应考虑利用规划模板。以下是使用模板的步骤：

在召集团队讨论能力之前，请他们使用能力规划模板写下每周的活动，包括工作项目、行政任务和午休时间。

然后，让他们估算每周花在每项任务上的时间。这样，团队成员就可以参考他们的时间表、电子邮件、聊天记录和请求单，准确了解他们的工作量能力。

使用能力规划模板，让团队成员有时间安排自己的工作周，然后召开团队会议。首先解释为什么要讨论团队的实际能力。

您是在为一个新项目做准备，还是在考虑如何接纳新的团队成员，抑或只是为了设定明确的界限？明确目的有助于每个人理解目标，鼓励大家开诚布公、毫无保留地讨论工作时间和可用性。

接下来，每个人都应该统计一下自己的总工时。确保每个团队成员在整个工作周内的所有典型活动都包括在内，从行政任务到喝咖啡的时间。作为项目经理，您可以通过这种全面的视角掌握每个团队成员的总工时。

接下来，用与每个团队成员的项目相关的工时除以总工时，计算出他们每个人花在项目上的时间百分比。通过该分析，可以深入了解他们在项目工作上投入了多少时间。

花点时间在团队中讨论这些数字。工时是否符合预期？百分比是否符合团队目标？是否存在意料之外的不平衡，例如在行政职责等非项目任务上花费过多时间？

通过这种开放式对话，项目经理可以找出需要调整的地方，并相应地优化团队的时间。

在规划模板表中，包括每个团队成员的姓名、角色、每周用于项目的时间百分比，以及每周分配给项目的总小时数。将角色相似的人员组合在一起，以充分了解团队的能力。 

通过汇总每个角色的工时，您可以确定工程师和数据分析师等专业职位的专业人员在项目上花费的总时间。这种方法可以明确每个专业人员用于项目相关活动的时间。

现在，您对团队的真实能力有了更清晰的了解，可以利用这些信息就项目规划做出明智的决策。从能力规划模板中获得的洞察信息使经理能够有效地将每个团队成员的技能与特定任务相匹配。

这种方法可以避免团队成员工作负担过重和过于分散，从而有助于防止他们产生压力和倦怠感。利用能力规划模板有助于更好地分配工作量，提高团队绩效，营造更健康的工作环境。