Этот шаблон статуса проекта тесно связан с проектами Jira, над которыми работает PMO Университета. В них используется одна и та же схема с особым типом задач под названием PMO Project. Он собирает метаданные, в том числе имя руководителя и спонсора проекта, а также состояние проекта, ограничения, статус и т. д. Эта информация используется для обновления макросов Jira, встроенных в шаблон Confluence, который предоставляет заинтересованным сторонам сводку о ходе выполнения проекта. Каждый проект имеет только одну задачу PMO Project, и она целиком заполняется менеджером проекта.

Сотрудники университета также автоматизировали заполнение раздела Summary (Обзор) в шаблоне, создав два пользовательских поля в задаче PMO Project: поле Status note (Комментарии к статусу) и поле Constraints (Ограничения). Макрос Jira в Confluence переносит данные из этих полей в таблицу Summary. 

Чтобы проделать то же самое в своем шаблоне, задайте настройки так, чтобы в соответствующих столбцах отображались только поля Status note и Constraints (или те поля, которые вы указали в качестве пользовательских полей для краткого описания статуса). После того как вы настроите это один раз, вашим менеджерам проектов потребуется только заменять ключ проекта в JQL макроса на свой ключ. 

Благодаря автоматическому представлению этих данных руководителю проекта гораздо проще назначать статус проекта (зеленый, желтый или красный), просто взглянув на него.

Для отображения всех задач по проекту используйте макрос отчета Jira; позднее менеджеры проектов заменят ключ проекта на собственный ключ. В примере Университета штата Аризона видно, что команда установила свой тип задачи PMO Project и указала для отображения настраиваемые поля со сводкой, статусом, датой начала, датой окончания и описанием.

Предоставьте заинтересованным сторонам обзор ваших последних достижений, последующих действий, а также рисков или задач. Как уже упоминалось, Университет штата Аризона использует типы задач в каждом проекте PMO. 

В столбец Достижения университет добавляет задачи, решенные в течение последних 7 дней, используя следующий JQL-запрос: Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). 

Столбец Следующие действия заполняется списком еще не решенных задач с помощью следующего JQL-запроса: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved. 

Риски и Задачи также заполняются с помощью настраиваемых типов задач.

После того как вы настроили этот шаблон для своей команды, вы можете сохранить его как собственный. Вашим менеджерам проектов потребуется лишь обновить ключ проекта в самом начале работы. Предложите заинтересованным сторонам и командам единый источник актуальной информации обо всех проектах в стандартизированной форме.