Problemen kunnen er voor elk teamlid anders uitzien, afhankelijk van hun rol in het bedrijf. Door je te concentreren op de reden waarom een probleem is ontstaan in plaats van op wie de fout heeft gemaakt, kun je vertrouwen opbouwen en ervoor zorgen dat het hele team de verantwoordelijkheid neemt voor het oplossen van problemen.

Om een probleemstelling aan te maken waarin wordt beschreven hoe een probleem is ontstaan, moet je je afvragen waarom het probleem is ontstaan, wat de oorzaak is, welke omstandigheden eraan hebben bijgedragen en of er nog andere factoren zijn die hieraan bijdragen. Blijf vragen stellen tot het team de vraag 'Waarom?' minstens vijf keer heeft beantwoord om het probleem vanuit elke hoek te bekijken.

Bij het opstellen van een probleemstelling of het genereren van bruikbare oplossingen helpt het om het probleem vanuit verschillende perspectieven te bekijken om nieuwsgierigheid en onderzoek te vergemakkelijken. De sjabloon voor de analyse van de hoofdoorzaak biedt een raamwerk voor gesprekken die leiden tot een beter begrip van de oorzaak en de omstandigheden waaronder het probleem zich heeft voorgedaan. 

Een consistent proces voor problemen aanpakken, zoals een sjabloon voor analyses van hoofdoorzaken, stelt teams in staat problemen efficiënter aan te pakken en gefocust te blijven op relevante informatie. Door een analyse van hoofdoorzaken als verwachte projectactiviteit op te nemen, kun je documenten sneller oplossen en alles duidelijker maken voor iedereen in het team.

Brainstormen over ideeën is belangrijk voor het team om meerdere oplossingen te bedenken en uitvoerbare suggesties te doen. Als het team het eens is over een oplossing, leg dan vast hoe dat moet worden geïmplementeerd en wie de verantwoordelijkheid neemt, bespreek mogelijke obstakels en maak een schatting van een tijdlijn voor de oplossing van het probleem.