Informeer je team voorafgaand aan de vergadering over het onderwerp van de vergadering. Gebruik de sjabloon om deelnemers te @-vermelden en bepaal op welke tijdsperiode je wilt terugkijken. Bespreek naast de specifieke retrospective periode die onder de loep genomen wordt, ook de doelen voor de vergadering en de besluiten die je hoopt dat het team neemt.

Nu je team de doelstellingen van de retrospective vergadering begrijpt, kun je het sjabloon gebruiken om verder in te gaan op de details. Begin met het bepalen van de belangrijkste gebeurtenissen tijdens de retrospective periode. Door deze belangrijke mijlpalen te benoemen help je je team de gebeurtenissen herinneren en kunnen teamleden het gevoel dat ze op die momenten hadden, weer terughalen. Gebruik vervolgens de sjabloon om te denken over wat jullie ervaringen waren en wat jullie heb geleerd van jullie werk tijdens deze periode.

Noteer tijdens het bespreken van de vier speerpunten (wat geweldig was, wat ontbrak, wat verschrikkelijk was en wat jullie hebben geleerd) de actie-items die naar voren komen. Als de discussie is afgerond, beslis dan welke actie-items prioriteit krijgen. Gebruik de sjabloon om actie-itemeigenaren te @-vermelden en werk de pagina bij met de voortgang die je team boekt.