Projectmanagers die de capaciteit van hun team willen optimaliseren, moeten overwegen om gebruik te maken van een planningssjabloon. Dit zijn de stappen als je er een gaat gebruiken: 

Voordat je je team samenbrengt om de capaciteit te bespreken, kun je iedereen vragen hun wekelijkse activiteiten op te schrijven met behulp van een capaciteitsplanningsjabloon, inclusief werkprojecten, administratieve taken en lunchpauzes. 

Laat ze vervolgens een schatting maken van de tijd die aan elke taak per week wordt besteed. Op deze manier kunnen teamleden refereren aan hun planningen, e-mails, chats en tickets om een nauwkeurig inzicht te krijgen in de capaciteit van hun werklast.

Organiseer een teamvergadering nadat je je teamleden de tijd hebt gegeven om hun werkweek te organiseren met behulp van het capaciteitsplanningsjabloon. Leg eerst uit waarom je de draagkracht van het team bespreekt. 

Bereid je je voor op een nieuw project, ben je aan het uitzoeken hoe je een nieuw teamlid kunt onboarden, of wil je gewoon duidelijke grenzen stellen? Door het doel duidelijk te beschrijven, begrijpt iedereen het en stimuleer je een open en eerlijke discussie over uren en beschikbaarheid zonder terughoudendheid.

Vervolgens is het tijd voor iedereen om zijn totale individuele uren bij elkaar op te tellen. Zorg ervoor dat elk teamlid alle typische activiteiten tijdens de werkweek meeneemt, van administratieve taken tot koffiepauzes. Met deze uitgebreide weergave kun je als projectmanager inzicht krijgen in de totale werkuren van elk teamlid.

Bereken vervolgens het percentage van de tijd die elk teamlid aan projecten besteedt door hun projectgerelateerde uren te delen door hun totale werkuren. Deze analyse geeft inzicht in hoeveel tijd ze besteden aan projectwerk.

Neem even de tijd om deze cijfers als team te bespreken. Zijn de werktijden in lijn met de verwachtingen? Sluiten deze percentages aan op de doelen van het team? Zijn er onverwachte onevenwichtigheden, zoals overmatige tijd die wordt besteed aan taken buiten het project, zoals administratieve taken? 

Dit open gesprek stelt projectmanagers in staat om gebieden voor aanpassing te identificeren en de tijd van het team dienovereenkomstig te optimaliseren.

Vermeld in de tabel van de planningssjabloon voor elk teamlid de naam, de rol, het percentage tijd dat wekelijks aan projecten wordt besteed en de totale wekelijkse uren die aan projecten zijn toegewezen. Groepeer personen met vergelijkbare rollen samen om volledig inzicht te krijgen in de capaciteit van je team. 

Door de uren voor elke rol samen te voegen, kun je bepalen hoeveel tijd professionals in gespecialiseerde functies, zoals ingenieurs en data-analisten, aan projecten besteden. Deze aanpak maakt duidelijk hoeveel tijd elke professional besteedt aan projectgerelateerde activiteiten.

Nu je een beter inzicht hebt in het kunnen van je team, kun je deze informatie gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over de projectplanning. De inzichten die zijn verkregen uit capaciteitsplanningsjablonen stellen managers in staat om de vaardigheden van elk teamlid effectief af te stemmen op specifieke taken. 

Deze aanpak helpt om stress en burn-outs te voorkomen bij teamleden doordat ze minder werk krijgen of minder hooi op de vork nemen. Het gebruik van capaciteitsplanningsjablonen zorgt voor een betere verdeling van de werklast, verbetert de teamprestaties en bevordert een gezondere werkomgeving.