Analisi dei compromessi del progetto
Ogni progetto ha dei compromessi come il costo o l'ambito. Definiscili e stabiliscine le priorità per investire le risorse con criterio e raggiungere i tuoi obiettivi importanti.
Tempo di preparazione
10 minuti
TEMPO di esecuzione
50 min
Persone
3-5
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Parla dei compromessi del progetto come costi, ambito, qualità, tempo e rischi.
- Passa in rassegna le informazioni che potrebbero cambiare il modo in cui il team valuta i compromessi.
- Valuta quali compromessi dovrebbero essere fatti per primi e quali per ultimi.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno spazio per le riunioni o videoconferenze con condivisione della schermata.
- Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli).
- Elementi facoltativi: lavagna fisica, pennarelli, note adesive e timer.
Risorse della strategia
Come analizzare i compromessi di un progetto
Definisci la priorità dei compromessi per investire le risorse con criterio e raggiungere i tuoi obiettivi più importanti.
Che cos'è un compromesso in un progetto?
I compromessi nei progetti sono delle decisioni che comportano il sacrificio di un aspetto di un progetto per ottenerne un altro. Alcuni esempi possono essere costi, ambito, qualità, tempo o rischi.
Perché attuare la strategia di analisi dei compromessi dei progetti?
Ogni progetto ha dei compromessi.
Potresti completare il progetto più velocemente? Sì, ma poi rischieresti di dover investire più denaro, di sovraccaricare i membri del team o di abbassare la qualità.
Potresti tagliare dei costi? Sì, ma poi il prodotto finale potrebbe non soddisfare completamente le esigenze degli utenti oppure il progetto richiederebbe più tempo per essere completato.
Una strategia di analisi dei compromessi dei progetti consente ai team di esaminare nel dettaglio questi compromessi, prendere decisioni strategiche e rimanere allineati per tutta la durata del progetto.
Quando è necessario analizzare i compromessi del progetto?
Attuare questa strategia all'inizio di un progetto prepara tutti per il successo e può aiutare a superare gli ostacoli più velocemente se e quando è necessario fare dei compromessi.
Rivedi questa strategia se il tuo team viene a conoscenza di nuove informazioni e/o se devi modificare delle priorità.
I vantaggi dell'analisi dei compromessi del progetto
Lo studio riassunto nel libro Project Management: A Benefit Realisation Approach mostra che la definizione dei parametri e dei compromessi del progetto comporta dei vantaggi fin dalle prime fasi in diversi modi.
- Maggiore allineamento con gli obiettivi strategici
Delineando chiaramente i vantaggi desiderati, l'ambito del progetto e i parametri associati, un team di progetto può concentrare i propri sforzi su attività che contribuiscono direttamente al raggiungimento di tali obiettivi strategici. In questo modo, potrai evitare lo slittamento dell'ambito e mantenere il progetto in linea con le tempistiche. - Processi decisionali più informati
Quando i team di progetto stabiliscono in anticipo parametri come budget, sequenza temporale e standard di qualità, diventa più semplice valutare diverse opzioni e raggiungere compromessi che aumentano la probabilità di ottenere vantaggi. Così, eviterai costose rilavorazioni o modifiche più avanti nel progetto. - Maggiore coinvolgimento e consenso degli stakeholder
Coinvolgendo gli stakeholder nelle fasi iniziali della definizione dei parametri del progetto e valutando potenziali compromessi, i team di progetto possono ottenere approfondimenti preziosi, risolvere i problemi e creare consenso. Ciò favorisce una comprensione condivisa degli obiettivi del progetto e aumenta la probabilità di ottenere supporto dagli stakeholder durante l'intera durata del progetto. - Gestione più efficace del rischio
Identificando subito i vincoli e i potenziali rischi, i team di progetto possono creare strategie di mitigazione e piani di emergenza. Comprendere i compromessi associati alle diverse risposte ai rischi aiuta i team a prendere decisioni più informate su come gestirli.
1. Prepara la strategia
Tempo stim.: 10 MINUTI
Crea un documento di collaborazione, come una bacheca Trello o una pagina Confluence. Se il tuo team si riunisce di persona, puoi anche usare una lavagna o un grande pezzo di carta. Poi, ti consigliamo di trasferire gli appunti nel documento digitale per tenerli come riferimento.
Ora, crea un elenco dei compromessi del progetto nel documento digitale o sulla lavagna fisica, in modo che il team possa aggiungerne altri. Scrivi un compromesso per nota adesiva o scheda. Ad esempio, costi, tempi e ambito sono alcuni dei compromessi più comuni del progetto.
Quindi, crea colonne sul tuo documento o sulla tua bacheca etichettandole da 1 a 5. La colonna 1 rappresenterà i compromessi più flessibili, che si raggiungeranno per primi, e la colonna 5 quelli meno flessibili, che si raggiungeranno per ultimi.
2. Preparazione
Tempo stim.: 5 MINUTI
Far sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio aiuta a garantire riunioni senza intoppi. Inizia la riunione dicendo al team:
- L'obiettivo di questa sessione è raggiungere un accordo sulle priorità del progetto, per decidere come procedere in caso fosse necessario ricorrere a compromessi.
Dovremmo usare la nostra esperienza sui progetti passati per formulare dei consigli.
Se ci sono membri del team che non hanno mai effettuato un'analisi dei compromessi, prima di iniziare presenta i passaggi successivi, in modo che comprendano il processo.
3. Aggiungi all'elenco
Tempo stim.: 10 MINUTI
Concedi al team 5-10 minuti per aggiungere compromessi sulla lavagna o sul foglio. Incoraggiali a scrivere tutte le loro riflessioni, creando uno spazio sicuro per tutte le idee.
SUGGERIMENTO: accetta lo scambio
I compromessi richiedono di rinunciare a qualcosa per ottenere di più da un'altra. Dedicare più tempo, denaro e/o impegno a un elemento spesso va a scapito di un altro. Adottate un approccio onesto su questi vantaggi e sacrifici.
4. Valuta la flessibilità
Tempo stim.: 10 MINUTI
Chiedi a ogni membro del team di aggiungere una scheda o una nota adesiva per ogni compromesso su una scala da 1 a 5. Ricorda: "1" indica i compromessi più flessibili, mentre "5" indica i compromessi meno flessibili.
È possibile negoziare un compromesso flessibile in modo che il team possa concentrarsi su priorità più elevate. Ad esempio:
-
Se non c'è una scadenza per il progetto, il tempo è un "1". Altre cose hanno una priorità più alta, anche se richiedono un'estensione delle tempistiche.
-
Se il budget è limitato, il costo è un "5". Il costo non può aumentare, anche se ciò significa che è necessario più tempo o che occorre ridurre l'ambito.
Assicurati che i membri del team aggiungano il loro nome alle schede o alle note adesive, in modo che tutti siano consapevoli di come gli altri considerano i compromessi.
L'idea qui non è di accusare nessuno, ma di promuovere una discussione aperta sul motivo per cui un determinato compromesso ottiene una determinata valutazione. Ad esempio, qualcuno potrebbe avere informazioni approfondite sul motivo per cui i costi dovrebbero essere meno flessibili. Queste informazioni possono essere condivise nel passaggio successivo.
SUGGERIMENTO: APPROFONDISCI
Se tutti gli elementi hanno la stessa priorità, questa strategia non aiuterà il team a prendere decisioni.
Se tutti i compromessi vengono valutati come priorità "5" (minima flessibilità), chiedi al team quale offre il massimo vantaggio ai vostri utenti/clienti e quale è più in linea con i valori aziendali.
Se tutti i compromessi vengono valutati come priorità "1" (massima flessibilità), chiedi quale raggiungereste per primo. Quindi, modifica le valutazioni di conseguenza.
5. Discussione
Tempo stim.: 15 minuti
Non appena tutti avranno valutato i compromessi, dai un'occhiata alla loro posizione sulla scala da 1 a 5. Discuti di eventuali temi o punti in comune chiari in cui più membri del team hanno assegnato lo stesso punteggio a un compromesso.
Quindi passa ai compromessi con valutazioni diverse. Esamina il ragionamento alla base della valutazione di ogni membro del team e prendi nota di eventuali feedback utili.
6. Aggiorna
Tempo stim.: 10 MINUTI
Durante l'analisi dei compromessi e il raggiungimento del consenso sulla loro flessibilità, sposta le schede o le note adesive nell'elenco appropriato per riflettere le valutazioni aggiornate.
Follow-up
Documento
Se il tuo team si è riunito di persona e ha utilizzato una lavagna fisica o un pezzo di carta, riporta gli appunti e le valutazioni in un documento digitale, come una pagina Confluence. In questo modo, il team e gli stakeholder possono vedere e rivedere questi compromessi in caso di domande in futuro.
Rivisitare
Rivedi questa strategia se il tuo team viene a conoscenza di nuove informazioni e/o se devi modificare delle priorità.
Varianti
Coinvolgi i leader
Se l'ultima parola in materia di compromessi per il progetto spetta ai leader, gestisci la strategia con i leader di progetto o gli stakeholder aziendali, piuttosto che (oppure oltre al) il team che esegue il lavoro.
Se il tuo team ha l'ultima parola sui compromessi, puoi comunque eseguire la strategia separatamente con la leadership e il team di esecuzione e confrontare i risultati: questo potrebbe evidenziare potenziali aree di disallineamento.
Uno alla volta
Piuttosto che discutere di tutti i compromessi contemporaneamente, introducili uno alla volta per mantenere l'attenzione di tutto sullo stesso elemento. Discuti di ogni classifica prima di passare a quella successiva. Vedere come o se le classifiche cambiano man mano che viene aggiunto ogni nuovo compromesso può essere illuminante.
Ripercorrere la bacheca
Invece di esaminare singolarmente i compromessi e le valutazioni, inizia con gli elementi bloccati e spiega come sbloccarli. Quindi esamina ogni elemento rimanente e parla di come completarli.
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