Modèle Rapport d'état de projet

par Arizona State University

Informez facilement vos équipes sur l'état de vos projets avec Confluence et Jira

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Le bureau de gestion de projets (Project Management Office, PMO) de l'Arizona State University (ASU) a créé ce modèle pour uniformiser la manière d'informer les parties prenantes sur tous les projets. À l'aide de modèles de rapports d'avancement de projet personnalisables et partageables, l'ASU a simplifié son processus de suivi de l'avancement des projets, y compris des sections universelles que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins spécifiques de certains projets.

Découvrez comment l'ASU l'utilise, puis personnalisez le modèle en fonction des besoins de votre équipe. Créez les champs ou types de ticket Jira que vous jugez appropriés pour un rapport d'état. Après avoir personnalisé le modèle pour vos équipes, enregistrez-le en tant que nouveau modèle. Il suffit ensuite à vos chefs de projet de modifier la requête JQL dans la macro Confluence et de remplacer la clé de projet par celle correspondant au projet spécifique

Avantages
Article pratique
Pourquoi Confluence ?

Avantages des rapports de projets

Les rapports sur l'état des projets offrent de nombreux avantages qui contribuent à la réussite du projet et à la satisfaction des parties prenantes:

Transparence et visibilité : en fournissant aux parties prenantes des informations transparentes et actualisées, les rapports sur l'état des projets renforcent la confiance dans les capacités de l'équipe. La transparence favorise également la responsabilité et encourage une communication ouverte entre les membres de l'équipe.
Alignement et concentration : les rapports d'étape aident les parties prenantes et les membres de l'équipe à s'aligner sur les objectifs, les priorités et les chronologies communs des projets. Ils mettent en lumière les étapes clés et les résultats attendus, et permettent à chacun de se concentrer sur des objectifs et des attentes communs.
Gestion et atténuation des risques : les équipes de projet peuvent identifier les risques et tickets potentiels à un stade précoce grâce à des rapports d'état réguliers, ce qui permet de mettre en œuvre des stratégies d'atténuation en temps opportun. En abordant les risques de manière proactive, les projets peuvent éviter des retards et des revers coûteux.
Prise de décisions et correction de cap : grâce à des données de projet précises et complètes, les parties prenantes peuvent prendre des décisions éclairées et ajuster les planifications de projet. Qu'il s'agisse de réaffecter les ressources, d'ajuster les chronologies ou de revoir les stratégies, les rapports d'état fournissent les informations nécessaires à une prise de décision efficace.
Gestion de plusieurs projets : l'utilisation de modèles de rapports sur l'état des projets peut considérablement faciliter la gestion de plusieurs projets en offrant un suivi centralisé et en permettant de faire la distinction entre les différents projets et les chefs de projet. Cela garantit que chaque projet est suivi de près et géré efficacement, conformément aux objectifs généraux de l'entreprise.
Amélioration continue : en analysant les tendances et les motifs au fil du temps, les équipes de projet peuvent identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre des améliorations aux processus. Les rapports d'état sont une boucle de commentaires qui permet aux équipes d'apprendre de leurs expériences passées et d'optimiser l'exécution future des projets.

Les rapports sur l'état des projets offrent de nombreux avantages qui contribuent à la réussite du projet et à la satisfaction des parties prenantes. Qu'il s'agisse de favoriser la transparence et l'alignement ou de permettre une gestion des risques et une prise de décisions efficaces, les rapports d'état favorisent l'excellence des projets. Ils servent également de catalyseur à l'amélioration continue, en permettant aux équipes d'apprendre de leurs expériences passées et d'affiner leurs processus pour réussir à l'avenir.

Comment utiliser le modèle d'état du projet

Étape 1 : Configurez l'intégration de Jira et Confluence

Le modèle d'état du projet fonctionne en coordination avec les projets Jira du PMO de l'université, qui partagent tous le même système. Ce système comprend un type de ticket spécifique appelé « PMO Project » (Projet PMO), qui collecte des métadonnées, y compris le nom du chef de projet et du sponsor, ainsi que l'intégrité, les contraintes ou l'état du projet. Ces informations sont utilisées pour mettre à jour les macros Jira intégrées dans le modèle Confluence, ce qui donnera à vos parties prenantes un aperçu de l'avancement du projet. Il n'existe qu'un ticket « PMO Project » par projet, et il est rempli par le chef de projet.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

L'ASU a également automatisé le remplissage de la section Résumé du modèle en créant deux champs personnalisés dans le ticket « PMO Project » : Status note (Note d'état) et Constraints (Contraintes). Elle a ensuite utilisé la macro Jira dans Confluence pour faire un pull de ces champs uniquement dans le tableau Résumé.

Pour recréer cette magie vous-même, réglez l'affichage pour afficher uniquement les champs « Status note » (Note d'état) et « Constraints » (Contraintes) – ou tout autre champ personnalisé de résumé d'état que vous avez configuré – dans les colonnes correspondantes. Après l'avoir configuré pour la première fois, vos chefs de projet devront simplement remplacer la clé de projet dans la requête JQL de la macro par la leur.

Ces données s'afficheront automatiquement dans leur vue, ce qui permettra au chef de projet d'assigner plus facilement un état de projet (vert, jaune ou rouge) après un rapide coup d'œil.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

Étape 3 : Intégrez votre rapport Jira

Utilisez la macro de rapport Jira pour afficher tous les tickets dans le projet, puis demandez à vos chefs de projet de remplacer la clé de projet par la leur. Comme montré dans l'exemple de l'ASU, l'équipe configure son type de ticket « PMO Project » et affiche les champs personnalisés de résumé, d'état, de date de début/fin et de description.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Donnez à vos parties prenantes un aperçu de vos dernières réalisations, des étapes suivantes, ainsi que des risques ou des tickets. Là encore, l'ASU utilise des types de ticket qui existent dans chaque projet PMO.

Dans la colonne Réalisations, l'ASU ajoute les tâches résolues des 7 derniers jours à l'aide de la requête JQL suivante : Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()).

La colonne Étapes suivantes intègre des tâches qui ne sont pas encore résolues à l'aide de la requête JQL suivante : Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.

Les colonnes Risques et Tickets sont également intégrées via des types de tickets personnalisés.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Étape 5 : Enregistrez ce modèle comme étant le vôtre

Dès que vous l'avez configuré pour votre équipe, vous pouvez enregistrer le modèle comme étant le vôtre, de sorte que les chefs de projet doivent uniquement mettre à jour leur clé de projet pour commencer. Proposez un emplacement unique, dans lequel vos parties prenantes et vos équipes pourront obtenir une mise à jour de tous les projets de manière uniformisée.

Optimisez la réussite de vos projets grâce à un modèle de rapport d'état de projet Confluence

Les rapports sur l'état des projets sont la pierre angulaire d'une gestion de projet efficace, car ils fournissent aux parties prenantes des informations opportunes sur l'avancement, les risques et les réalisations du projet. Les entreprises peuvent rationaliser le processus de rapport en tirant parti de l'intégration entre Confluence et Jira, afin de garantir que les données sont exactes, accessibles et exploitables.

Qu'il s'agisse du bureau de gestion de projets (PMO) de l'Université d'État de l'Arizona ou des entreprises du monde entier, les avantages d'un rapport d'état standardisé sont évidents : transparence, alignement, atténuation des risques, prise de décisions éclairées et amélioration continue. En adhérant aux meilleures pratiques telles que la personnalisation, l'automatisation, la clarté et la régularité, les équipes peuvent créer des modèles de rapports d'état robustes qui favorisent la réussite des projets et la satisfaction des parties prenantes.

Le calendrier de livraison des rapports d'état doit être adapté aux besoins et à la dynamique spécifiques de chaque projet, en équilibrant la fréquence des mises à jour avec le niveau de complexité du projet et les attentes des parties prenantes.

Des rapports efficaces sur l'état des projets ne se limitent pas à transmettre des informations ; il s'agit de favoriser la collaboration, la responsabilité et la confiance entre les équipes de projet et les parties prenantes. En adoptant une culture de transparence et de communication proactive, les entreprises peuvent relever des défis en toute confiance, saisir des opportunités et, à terme, atteindre les objectifs de leurs projets en toute confiance.

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