Les chefs de projet qui souhaitent optimiser la capacité de leur équipe devraient envisager de tirer parti d'un modèle de planification. Voici les étapes à suivre pour en utiliser un : 

Avant de réunir votre équipe pour discuter de la capacité, demandez-lui de noter ses activités hebdomadaires à l'aide d'un modèle de planification de la capacité, y compris les projets professionnels, les tâches administratives et les pauses déjeuner. 

Ensuite, demandez-lui d'estimer le temps consacré à chaque tâche par semaine. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent consulter leurs calendriers, leurs e-mails, leurs chats et leurs tickets pour comprendre avec précision leur charge de travail.

Organisez une réunion d'équipe après avoir donné aux membres de votre équipe le temps d'organiser leur semaine de travail à l'aide du modèle de planification de la capacité. Commencez par expliquer pourquoi vous parlez de la bande passante de l'équipe. 

Vous êtes en train de vous préparer à un nouveau projet, de trouver comment intégrer un nouveau membre de l'équipe ou vous souhaitez simplement fixer des limites claires ? Clarifiez l'objectif pour aider tout le monde à le comprendre, encourager un dialogue ouvert et honnête sur les heures de travail et la disponibilité sans réserve.

Ensuite, il est temps pour chacun de totaliser ses heures. Veillez à ce que chaque membre de l'équipe participe à toutes les activités habituelles tout au long de la semaine de travail, des tâches administratives aux pauses-café. Cette vue complète vous permet, en tant que chef de projet, de comprendre le nombre total d'heures de travail de chaque membre de l'équipe.

Ensuite, calculez le pourcentage du temps que chaque membre de l'équipe consacre à des projets en divisant ses heures liées aux projets par ses heures de travail totales. Cette analyse renseigne sur le temps consacré au travail sur les projets.

Prenez un moment pour discuter de ces chiffres en équipe. Les heures de travail sont-elles conformes aux attentes ? Les pourcentages correspondent-ils aux objectifs de votre équipe ? Y a-t-il des déséquilibres inattendus, tels qu'un excès de temps consacré à des tâches non liées au projet, comme les tâches administratives ? 

Ce dialogue ouvert permet aux chefs de projet d'identifier les domaines d'ajustement et d'optimiser le temps de l'équipe en conséquence.

Dans le tableau du modèle de planification, indiquez le nom et le rôle de chaque membre de l'équipe, le pourcentage de temps hebdomadaire consacré aux projets et le nombre total d'heures allouées aux projets chaque semaine. Regroupez les personnes ayant des rôles similaires pour bien comprendre la capacité de votre équipe. 

En agrégeant les heures pour chaque rôle, vous pouvez déterminer le temps total consacré aux projets par des professionnels occupant des postes spécialisés, comme des ingénieurs et des analystes de données. Cette approche précise le temps que chaque professionnel consacre aux activités liées aux projets.

Maintenant que vous avez une meilleure idée de la bande passante de votre équipe, utilisez ces informations pour prendre des décisions éclairées concernant la planification de projet. Les informations tirées des modèles de planification de la capacité permettent aux responsables d'aligner efficacement les compétences de chaque membre de l'équipe avec des tâches spécifiques. 

Cette approche permet de prévenir le stress et le burnout des membres de l'équipe en évitant qu'ils ne soient surchargés de travail et s'éparpillent. L'utilisation de modèles de planification de la capacité permet de mieux répartir la charge de travail, d'améliorer les performances de l'équipe et de promouvoir un environnement de travail plus sain.