Cómo crear campos personalizados y campos de fórmula en Jira
Puedes crear un campo personalizado en Jira en unos cinco minutos, sin necesidad de código. Si tu equipo está haciendo un seguimiento de los presupuestos en una hoja de cálculo o calculando manualmente las puntuaciones de prioridad, puedes trasladar ese trabajo a Jira en unos cinco minutos.
Los campos personalizados registran los datos; los campos de fórmula hacen los cálculos.
Cómo crear un campo personalizado en Jira
Debes crear cada campo personalizado de la misma manera y, luego, asignarle el tipo correspondiente. Un administrador de Jira se encarga de crear y gestionar los campos personalizados, y el mismo flujo constituye la base tanto para los campos personalizados estándar como para los campos de fórmula.
Cómo elegir un tipo de campo para añadirlo a un espacio de Jira.
Abre la configuración del esquema de campos. Ve a la configuración de Jira, luego, a Actividades, después, a Campos y, por último, a Esquemas de campos.
Crea un nuevo campo. Selecciona Crear campo personalizado.
Elige el tipo de campo. Selecciona el tipo que coincida con los datos y lo que harás con él: puede ser un campo de texto, número, fecha, opción, personas o fórmula.
Ponle un nombre al campo según su contenido. Un nombre claro como "Nivel de cliente" o "Presupuesto aprobado" le indica a cualquier persona que lea la actividad qué significa el valor.
Elige qué proyectos y tipos de actividad lo usarán. Añade el campo al esquema de campos correcto y, luego, elige su ubicación en la vista de Actividades. Los nuevos campos personalizados no aparecerán en todas partes de forma predeterminada, así que añádelos únicamente allí donde los equipos los necesiten.
Ejemplo práctico: un campo "Nivel de cliente"
Supongamos que tu equipo de soporte quiere ordenar los tickets según el valor de la cuenta. Crea un campo personalizado, elige Lista de selección (opción única), asígnale el nombre "Nivel de cliente" y añade las opciones "Grandes empresas", "Empresas medianas" y "Pequeñas empresas". Añádelo a tus proyectos de soporte, así podrás aplicar filtros y agrupar los tickets por niveles.
Un apunte sobre los tipos de proyecto
En el caso de los proyectos gestionados por la empresa, un administrador de Jira se encarga de crear campos personalizados de forma centralizada y los comparte entre los proyectos. En el caso de los proyectos gestionados por el equipo, los administradores del proyecto son quienes añaden campos dentro de la configuración de su propio proyecto. Si necesitas que el mismo campo se comporte de forma idéntica en varios equipos, podrás garantizar esta coherencia con un campo personalizado, compartido y gestionado por la empresa.
Los esquemas, las pantallas y los contextos de campos tienen funciones diferentes.
Los esquemas de campos controlan qué campos están disponibles para cada tipo de actividad en los proyectos asignados, incluido si un campo es obligatorio u opcional. Las pantallas controlan la ubicación y el orden en las experiencias de creación, visualización y edición. Los contextos de campos controlan los valores predeterminados y las opciones desplegables para ciertos proyectos y tipos de actividad.
Cómo crear un campo de fórmula en Jira
Un campo de fórmula comienza como un campo personalizado y, luego, añade el cálculo. Es posible que tu administrador deba habilitar los campos de fórmula primero para que pueda crearlos cualquiera que también tenga permiso para crear campos personalizados. Si sigues los siguientes pasos, podrás convertir un campo vacío en un valor calculado en tiempo real.
Crea un campo personalizado y elige el tipo de fórmula. Sigue los pasos anteriores y selecciona el tipo de campo de fórmula.
Asígnale un nombre según el valor que genera. Nombres como "Variación presupuestaria" o "Días que faltan para la fecha límite" hacen que el resultado no necesite explicación.
Escribe la fórmula. Haz referencia a otros campos por su nombre entre llaves y combínalos con operadores. Por ejemplo, {Approved Budget} - {Actual Costs} da como resultado la variación presupuestaria. Si tienes alguna duda sobre la sintaxis, describe el cálculo en lenguaje sencillo y deja que Rovo lo prepare.
Establece el tipo de resultado. Elige entre las opciones de número, texto, fecha o duración para que el resultado se muestre y se ordene correctamente. Los resultados numéricos pueden tener formato decimal, porcentual o monetario.
Aplícalo a través de un esquema de campos, luego, añádelo a las pantallas. Elige los proyectos que usarán ese campo y, luego, añádelo a la vista de Actividades.
Almacena los valores con los que quieres hacer cálculos como un campo de número, fecha o duración, no como texto. Los campos de fórmula solo pueden ejecutar operaciones matemáticas en campos que contengan el tipo de datos correcto.
Ejemplos de campos de fórmula por roles
El mismo tipo de campo resuelve diferentes problemas en función de quién lo use. Cada uno de los roles que se muestran a continuación incluye tres fórmulas que puedes adaptar introduciendo los nombres de tus propios campos. Todos los ejemplos hacen referencia a fórmulas básicas reales.
Gerente de finanzas
Desvincula el seguimiento del presupuesto de las hojas de cálculo para cotejar los valores reales y estimados en tiempo real.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Variación presupuestaria | {Approved Budget}-{Actual Costs} | Número (moneda) |
Porcentaje relativo a la tasa de gasto | ({Actual Costs} / {Approved Budget}) * 100 | Número (porcentaje) |
Alerta de gasto excesivo | IF({Actual Costs} > {Approved Budget}, "Presupuesto excedido", "Según lo previsto") | Texto |
Gerente de campañas de marketing
Consulta el rendimiento de la campaña y el estado del presupuesto en el tablero en lugar de utilizar una herramienta independiente para el seguimiento del ROI.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
ROI de la campaña | ({Revenue} - {Campaign Cost}) / {Campaign Cost} | Número (porcentaje) |
Coste por lead | {Campaign Cost} / {Leads Generated} | Número (moneda) |
Gestor de productos sénior
Automatiza los marcos de priorización para que el backlog se ordene automáticamente según las tareas de mayor impacto.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Puntuación RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Número |
Relación valor/esfuerzo | {Business Value} / {Story Points} | Número |
Segmentación por niveles de prioridad | IF({RICE} > 100, "P0", IF({RICE} > 50, "P1", "P2")) | Texto |
Gestor de proyectos
Anticípate a los riesgos mediante el cálculo del tiempo que queda para el vencimiento del plazo y la detección de los elementos atrasados.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Responsable de ingeniería
Consulta el esfuerzo pendiente y los cambios de alcance sin tener que ponerte en contacto continuamente con el equipo de desarrollo para conocer el estado.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Esfuerzo pendiente | {Original Estimate}-{Time Spent} | Duración |
Porcentaje de corrupción del alcance | (({Current Estimate} - {Original Estimate}) / {Original Estimate}) * 100 | Número (porcentaje) |
Porcentaje de progreso del sprint | ({Time Spent} / {Original Estimate}) * 100 | Número (porcentaje) |
Responsable de operaciones de TI
Haz un seguimiento del estado del SLA y marca los tickets con riesgo de incumplimiento en tiempo real.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Tiempo de resolución | DATE_DIFF({Created}, {Resolved}) | Número |
Riesgo de incumplimiento del SLA | IF(DATE_DIFF(TODAY(), {SLA Due}) < 1, "Incumplimiento inminente", "Seguro") | Texto |
Impacto del incidente | {Users Affected} * {Downtime Minutes} | Número |
RR. HH. y operaciones de personal
Mide con precisión el progreso de la incorporación y selección de cada candidato.
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Porcentaje de incorporación | ({Tasks Completed} / {Total Tasks}) * 100 | Número (porcentaje) |
Tiempo hasta la contratación | DATE_DIFF({Application Date}, {Offer Date}) | Número |
Antigüedad del empleado | DATE_DIFF({Hire Date}, TODAY()) | Número |
Fórmulas comunes por caso práctico
Más allá de los roles específicos, estas fórmulas abarcan los cálculos que más utilizan los equipos. Adapta los nombres de los campos para que se ajusten a tu proyecto.
Cálculos financieros
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Variación presupuestaria (porcentaje) | (({Approved Budget} - {Actual Costs}) / {Approved Budget}) * 100 | Número (porcentaje) |
Total de la factura del proveedor | {Quantity} * {Unit Price} | Número (moneda) |
Gasto total del proyecto | {Labor Cost} + {Material Cost} + {Travel Cost} | Número (moneda) |
Coste real de la mano de obra | {Time Spent} * {Hourly Rate} | Número (moneda) |
Priorización y puntuación
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Puntuación RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Número |
Puntuación del riesgo ponderada | ({Probability} * 0,7) + ({Impact} * 0,3) | Número |
Calificación del riesgo | {Probability} * {Impact} | Número |
Fechas y plazos
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Mantenimiento del texto y los datos
Caso práctico | Fórmula | Tipo de resultado |
Uso de los resultados de los campos personalizados y las fórmulas en Jira
La utilidad de un campo dependerá de lo que puedas hacer con él. Una vez que tus campos contengan los datos correctos, ponlos a trabajar:
Filtra y busca con JQL. Ejecuta consultas en un tablero; por ejemplo, "Variación presupuestaria menor que 0" o "Número de días restantes menor que 5".
Genera informes en paneles. Resume el resultado de una fórmula aplicada en diferentes actividades en un gadget de panel, como el presupuesto total restante de las campañas activas.
Activa una automatización. Ejecuta una regla de automatización cuando un valor supere un determinado umbral; por ejemplo, que un responsable reciba una alerta cuando la variación supere el 10 %.
Prácticas recomendadas para campos personalizados
Crear un campo no cuesta nada, pero mantenerlo sí, así que, con un poco de disciplina, podrás garantizar la agilidad de Jira y la claridad de tus informes.
Busca antes de crear. Ve a la configuración de Jira, luego, a Actividades, después, a Campos y, por último, a Esquemas de campos, y busca tu idea. Si el campo "Cliente" ya existe, no crees "Consumidor". Esto conllevaría la fragmentación de los datos de tus informes.
Asígnale un nombre según su valor, no su tipo. La denominación "Presupuesto aprobado" es preferible a "Campo numérico 3". Si le asignas un buen nombre, nadie necesitará un glosario.
Adapta el tipo al trabajo. Almacena los valores con los que vas a hacer los cálculos como números o duraciones y los valores por los que vas a filtrar como campos de opción.
Reutiliza los esquemas de campos siempre que puedas. Los esquemas estándar garantizan que los equipos similares siempre utilicen los mismos campos y hacen que los informes sean más claros. Evita crear esquemas únicos a menos que el equipo se enfrente a una excepción real.
Mantén los esquemas de campos por debajo del límite. Un esquema de campos puede incluir hasta 700 campos. Considera este número como un tope, no como una meta.
Archiva los que no uses. Los campos que nadie rellena añaden complejidad a las pantallas y los informes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un esquema de campos de Jira?
Un esquema de campos de Jira controla qué campos se aplican a cada tipo de actividad en los proyectos asignados. Además, ayuda a los administradores a gestionar la disponibilidad y el estado requerido desde un solo lugar.
¿Cómo creo un campo personalizado en Jira?
Ve a la configuración de Jira, luego, a Actividades, después, a Campos y, por último, a Esquemas de campos, y selecciona Crear campo personalizado. Elige un tipo de campo, ponle un nombre y, luego, aplícalo a los proyectos y pantallas donde quieras que aparezca.
¿Quién puede crear campos personalizados en Jira?
Los administradores de Jira son quienes se encargan de crear y gestionar los campos personalizados. En el caso de los proyectos gestionados por el equipo, los administradores de proyecto pueden añadir campos desde la configuración de su propio proyecto.
¿Cómo creo un campo de fórmula?
Crea un campo personalizado y elige el tipo de fórmula, ponle un nombre según el valor que genera, escribe una fórmula en la que hagas referencia a otros campos y establece el tipo de resultado. Luego, añádelo al esquema de campos y a las pantallas correspondientes.
¿Necesito saber de sintaxis de fórmulas para crear una?
No. Puedes hacer referencia a los nombres de los campos y los operadores directamente, o bien describir el cálculo en lenguaje sencillo y dejar que Rovo genere la fórmula por ti.
¿A qué campos puede hacer referencia una fórmula?
Una fórmula puede hacer referencia a campos de número, fecha, texto y opción en una misma actividad. Almacena los valores con los que planees hacer cálculos como números, fechas o duraciones, y no como texto.
¿Por qué el valor de mi fórmula no se actualiza de inmediato?
Los campos de fórmula se actualizan automáticamente cuando cambia uno de los campos referenciados. Sin embargo, las actualizaciones pueden ser asíncronas. Un nuevo valor puede tardar un poco en aparecer en todas las actividades. Los campos de fórmula se calculan por actividad y no recopilan valores de otras actividades principales o secundarias.