Los problemas pueden aparecer de forma distinta para cada miembro del equipo, según su rol en la empresa. Centrarse en el motivo por el que se produjo el problema y no en quién tuvo la culpa ayuda a generar confianza y garantiza que todo el equipo asuma la responsabilidad de resolver las incidencias.

Para crear un enunciado en el que se explique cómo se produjo tal o cual problema, hay que preguntarse por qué se produjo, qué lo originó, qué circunstancias lo propiciaron y si hubo algún otro factor que contribuyera. Sigue haciendo preguntas hasta que el equipo haya preguntado "¿por qué?" al menos cinco veces para examinar el problema desde todos los ángulos.

A la hora de crear el enunciado de un problema o de generar soluciones viables, contemplar el problema desde distintos puntos de vista ayuda a facilitar la curiosidad y la exploración. La plantilla de análisis de la causa primordial proporciona un marco para las conversaciones que conducen a conocer en mayor profundidad la causa y las condiciones en las que se produjo el problema. 

Un proceso coherente para abordar la resolución de problemas como, por ejemplo, una plantilla de análisis de la causa primordial, permite a los equipos encarar los problemas con mayor eficiencia y centrarse en la información pertinente. Al incluir el análisis de la causa primordial como una actividad esperada del proyecto, aceleras la resolución de documentos y aumentas la claridad para todos los miembros del equipo.

La lluvia de ideas es importante para que el equipo genere múltiples soluciones y ofrezca sugerencias prácticas. Cuando el equipo acuerde una solución, documente cómo implementarla y quién asumirá la responsabilidad, analiza los posibles obstáculos y haz una estimación del cronograma para resolver el problema.