La plantilla de estado del proyecto funciona de la mano con los proyectos de Jira de la PMO universitaria, que comparten todos el mismo esquema. En ese esquema, un tipo de incidencia específico llamado Proyecto PMO recopila los metadatos, incluidos los detalles del proyecto, como el nombre del proyecto, el director y el patrocinador del proyecto, la fecha del informe, el estado del proyecto, las restricciones y el estado. 

Esa información se utiliza para actualizar las macros de Jira incluidas en la plantilla de Confluence, lo que proporcionará a las partes interesadas una visión general del progreso del proyecto. Solo hay una incidencia por proyecto del Proyecto PMO y lo rellena todo el director del proyecto. Esta integración también garantiza que el estado del proyecto se actualice continuamente en tiempo real, lo que permite una visibilidad inmediata del estado o el progreso actuales del proyecto.

La ASU también ha automatizado el paso de rellenar la sección Resumen de la plantilla creando dos campos personalizados en la incidencia Proyecto de PMO: el campo Nota de estado y el campo Limitaciones. A continuación, utilizó la macro de Jira en Confluence para extraer solo esos campos en la tabla Resumen. 

Para hacer esta magia tú mismo, configura la visualización para que solo muestre Nota de estado y Limitaciones (o lo que hayas configurado como tus campos personalizados de resumen de estado) en las columnas correspondientes. Cuando lo hayas configurado una vez, tus gestores de proyectos solo tendrán que sustituir la clave del proyecto del JQL de la macro con la suya propia. 

Con todos estos datos automáticamente en su vista, es mucho más sencillo que el gestor de proyectos asigne el estado del proyecto (verde, amarillo o rojo) tras un rápido vistazo.

Utiliza la macro de informe de Jira para mostrar todas las incidencias en el proyecto y después ordena a tus gestores de proyectos que sustituyan la clave del proyecto con la suya propia. En el ejemplo de la ASU, verás que el equipo de allí ha configurado su tipo de incidencia del proyecto de PMO y está mostrando el resumen de los campos personalizados, el estado, la fecha de inicio, la fecha de fin y la descripción.

Ofrece a las partes interesadas un resumen de tus últimos logros, los siguientes pasos, así como de los riesgos o incidencias. De nuevo, la ASU utiliza los tipos de incidencias que existen en cada Proyecto de PMO. 

En la columna Logros, la ASU añade sus tareas resueltas de los últimos 7 días utilizando el JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()). 

La columna Próximos pasos recupera tareas que todavía están sin resolver utilizando el JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "Proyecto de PMO" AND Resolution = unresolved. 

Riesgos e Incidencias también se recuperan mediante tipos de incidencias personalizadas.

Una vez que hayas configurado esto para tu equipo, puedes guardar la plantilla como la tuya propia para que tus gestores de proyectos solo tengan que actualizar su clave del proyecto para comenzar. Ofrece un sitio al que puedan acudir las partes interesadas y los equipos para recibir actualizaciones de todos los proyectos de una forma estandarizada.