Plantilla Notas de reunión

de Atlassian

Establece el orden del día de las reuniones, toma notas y comparte los puntos de acción con tu equipo.

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Todos hemos salido de alguna reunión pensando que hemos perdido unos minutos de vida que no podremos recuperar. Cuando esto ocurre, es importante evaluar por qué la reunión no fue eficaz. Puede que se deba a que no tenía un objetivo claro ni los participantes necesarios.

Prevenir estos problemas es fundamental para impulsar las acciones de tu empresa. Una forma de resolver el problema de las reuniones ineficaces es empezar a utilizar una plantilla del acta de reuniones, un documento estructurado que registre el progreso y lo más destacado de las reuniones.

Hemos creado una plantilla de las notas de reuniones para ayudaros a ti y a tu equipo a prepararos mejor para las reuniones. Incluye todos los elementos necesarios para llevar a cabo una reunión eficaz: los asistentes, el orden del día, los temas de debate y los elementos de acción. 

Usa la plantilla gratuita de notas de reuniones de Confluence para prepararte para las reuniones, mantenerte organizado, tomar notas, añadir acciones y registrar los resultados.

¿Qué son las notas de las reuniones?

Las notas de la reunión son un registro oficial de las discusiones y las acciones tomadas durante una reunión. Por lo general contienen la siguiente información:

  • La fecha y hora de la reunión 

  • Participantes y datos de contacto

  • Metas de la reunión

  • Temas de discusión

  • Elementos de acción

  • Decisiones

  • La fecha y hora de la próxima reunión

Las notas de las reuniones no son simplemente las transcripciones de las reuniones. Cubren lo más destacado de la reunión y resumen lo que se comentó y se acordó durante la reunión.

Consejos sobre las notas de la reunión

Usa la plantilla de notas de reuniones de Confluence para capturar notas, hacer un seguimiento de las discusiones y documentar los próximos pasos. Algunas otras formas de garantizar que las notas de la reunión no se desperdicien incluyen:

Compartir rápidamente las notas de la reunión

Asegúrate de que las notas de la reunión se compartan con los compañeros de trabajo y miembros del equipo relevantes lo antes posible. La distribución rápida puede mantener la relevancia de los elementos de acción y recordar a las personas cuáles son sus responsabilidades.

Recopilar comentarios y confirmaciones

Según el alcance y el propósito de su reunión, es posible que quieras invitar a los participantes a revisar las notas de la reunión de antemano. Anima a los miembros del equipo a dejar notas o confirmar que entienden sus tareas.

Crear varias plantillas para notas de reuniones

Puedes crear plantillas de notas de reuniones independientes para diferentes propósitos. Por ejemplo, es posible que tengas una plantilla de notas de reunión para reuniones informales y una plantilla diferente para reuniones de equipo. Querrás que todas tus plantillas de notas de reuniones tengan un formato similar para mantener la coherencia.

Utilizar herramientas de IA

Piensa en usar herramientas de IA o asistentes de reuniones virtuales para ayudarte a tomar notas. Hay varias herramientas que utilizan la IA para sacar conclusiones de las reuniones y generar elementos de acción. Aprovechar estas herramientas es una forma eficaz de grabar las notas de la reunión sin tener que designar a una persona que tome notas.

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