Before sending out the invitation, take a moment to craft a meeting agenda. This ensures you have all the necessary elements to make the meeting productive for yourself and your attendees. Be sure to add the agenda items in the meeting notes template to provide structure and clarity ahead of the meeting.

Incluye la fecha de la reunión, etiqueta a los participantes y recoge los temas de debate con sus respectivos propietarios en la tabla. Del mismo modo que gestionas los contratos, las páginas de instrucciones y cualquier contenido que supere un tuit, asegúrate de avisar a los asistentes si hay material que requiera una lectura previa obligatoria. Además, añade enlaces informativos que los asistentes puedan encontrar útiles, como las actas de reuniones anteriores.

Cuando se etiquete a alguien en la página de notas de la reunión, se le notificará en Confluence y por correo electrónico para que pueda revisarlas. Añade la página de notas a la invitación de la reunión para evitar quebraderos de cabeza buscándola. 

Si los datos son tu sustento, puedes ver los análisis de la página de notas de las reuniones, que muestra a todos los que la han visto. Si alguien aún lo tiene en su lista de tareas pendientes, puedes enviarle un aviso amistoso para que revise la página antes de la reunión.

Si no vas a ser tú quien se encargue, asigna a una persona para que tome notas durante la reunión sobre los temas de debate, los puntos de acción y las decisiones tomadas. Ya que eres tú quien ha organizado la reunión, debes ocuparte de mantener la conversación encarrilada con límites de tiempo; no tengas miedo a dejar para más tarde los aspectos que no sean relevantes. Una vez tratados todos los temas, revisa las ideas fundamentales, decide cuáles serán los siguientes pasos y acuerda los plazos para los puntos de acción.

Nuestra plantilla de notas de reuniones es fácil de usar. Solo tienes que crear una página con la plantilla del acta de reuniones y dejar que Confluence se encargue del resto. Confluence registra e indexa automáticamente las notas de la reunión en la barra lateral para facilitar el acceso. 

Crea una página principal en el árbol de páginas y organiza las páginas de las reuniones arrastrándolas y soltándolas en el orden que quieras. Informa a tus asistentes sobre esta página para que puedan utilizarla como referencia en el futuro.