Establece el orden del día de las reuniones, toma notas y comparte los puntos de acción con tu equipo.
Todos hemos salido de alguna reunión pensando que hemos perdido unos minutos de vida que no podremos recuperar. Cuando esto ocurre, es importante evaluar por qué la reunión no fue eficaz. Puede que se deba a que no tenía un objetivo claro ni los participantes necesarios.
Prevenir estos problemas es fundamental para impulsar las acciones de tu empresa. Una forma de resolver el problema de las reuniones ineficaces es empezar a utilizar una plantilla del acta de reuniones, un documento estructurado que registre el progreso y lo más destacado de las reuniones.
Hemos creado una plantilla de las notas de reuniones para ayudaros a ti y a tu equipo a prepararos mejor para las reuniones. Incluye todos los elementos necesarios para llevar a cabo una reunión eficaz: los asistentes, el orden del día, los temas de debate y los elementos de acción.
Usa la plantilla gratuita de notas de reuniones de Confluence para prepararte para las reuniones, mantenerte organizado, tomar notas, añadir acciones y registrar los resultados.
Las notas de la reunión son un registro oficial de las discusiones y las acciones tomadas durante una reunión. Por lo general contienen la siguiente información:
La fecha y hora de la reunión
Participantes y datos de contacto
Metas de la reunión
Temas de discusión
Elementos de acción
Decisiones
La fecha y hora de la próxima reunión
Las notas de las reuniones no son simplemente las transcripciones de las reuniones. Cubren lo más destacado de la reunión y resumen lo que se comentó y se acordó durante la reunión.
Usa la plantilla de notas de reuniones de Confluence para capturar notas, hacer un seguimiento de las discusiones y documentar los próximos pasos. Algunas otras formas de garantizar que las notas de la reunión no se desperdicien incluyen:
Asegúrate de que las notas de la reunión se compartan con los compañeros de trabajo y miembros del equipo relevantes lo antes posible. La distribución rápida puede mantener la relevancia de los elementos de acción y recordar a las personas cuáles son sus responsabilidades.
Según el alcance y el propósito de su reunión, es posible que quieras invitar a los participantes a revisar las notas de la reunión de antemano. Anima a los miembros del equipo a dejar notas o confirmar que entienden sus tareas.
Puedes crear plantillas de notas de reuniones independientes para diferentes propósitos. Por ejemplo, es posible que tengas una plantilla de notas de reunión para reuniones informales y una plantilla diferente para reuniones de equipo. Querrás que todas tus plantillas de notas de reuniones tengan un formato similar para mantener la coherencia.
Piensa en usar herramientas de IA o asistentes de reuniones virtuales para ayudarte a tomar notas. Hay varias herramientas que utilizan la IA para sacar conclusiones de las reuniones y generar elementos de acción. Aprovechar estas herramientas es una forma eficaz de grabar las notas de la reunión sin tener que designar a una persona que tome notas.
Organiza reuniones individuales y forja relaciones laborales fructíferas.
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Usa esta plantilla para llevar a cabo una retrospectiva de las 4 "L" con tu equipo.