Identifiziere und notiere Hauptziele, wichtige Ergebnisse, wesentliche Datenpunkte und Schlussfolgerungen. Vermerke außerdem alle bekannten Entscheidungsträger, Influencer und Stakeholder. Denke daran, Zusammenhänge zwischen Projektelementen und Geschäftszielen, Metriken oder Bedürfnissen hervorzuheben.

Nenne den Zweck des Dokuments und die Hauptzielgruppe. Beachte dabei die Hauptziele des Projekts, wobei der Schwerpunkt auf den geschäftlichen Vorteilen liegt.

Fasse dann die Methode oder den Ansatz zusammen, der für die Durchführung des Projekts gewählt wurde. Die wichtigsten Erkenntnisse oder Ergebnisse solltest du hervorheben und deinen Fokus dabei auf ihre Auswirkungen auf das Geschäft richten. Wo es möglich ist, drücke diese in Form von Geld, Zeit oder beidem aus.

Runde das Ganze mit Schlussfolgerungen und Empfehlungen ab. Bei jeder Empfehlung kannst du Vorschläge zur Teilnahme bestimmter Rollen einfügen.

Die verwendete Sprache sollte klar und präzise und der Ton ansprechend und für deine Zielgruppe angemessen ist. Verwende Begriffe, die deiner Hauptzielgruppe bekannt und aussagekräftig sind. Alle neuen oder unbekannten Ausdrücke bedürfen einer Definition. Die Abschnitte der Vorlage kannst du nach Bedarf verändern, um sie besser an die Struktur deines Dokuments anzupassen.

Prüfe das Dokument auf Klarheit, Kohärenz und Prägnanz. Du kannst ausgewählte Stakeholder bitten, Vorabversionen zu reviewen und zu kommentieren, bevor du eine endgültige Version bearbeitest und veröffentlichst.

Vergewissere dich, dass die Projektmanager in der Vorlage daran erinnert werden, Anregungen einzubauen. Die Vorlage sollte den Lesern zudem die Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen oder Vorschläge für zukünftige Versionen zu machen.