Что такое матрица рисков и как ее создать [определение и шаблон]

Матрица оценки рисков представляет собой двумерную таблицу с осями вероятности и влияния. Вероятность — это вероятность возникновения риска, а влияние — потенциальные последствия риска, если он все же возникнет. Как правило, шкалы обеих осей включают категории типа «низкая степень», «средняя степень» и «высокая степень», числа или цвета. Эти шкалы отражают уровень серьезности риска в каждой категории и формируют структуру матрицы.

В организациях эти инструменты снижения рисков помогают определить их приоритетность. Риски размещаются в ячейках таблицы в зависимости от оценок их вероятности и влияния. Риски, оказавшиеся в зоне высокой вероятности и высокой степени влияния, квалифицируются как критические, требующие первоочередного внимания и ресурсов. Риски, попавшие в противоположную зону — низкая вероятность и низкая степень влияния, — незначительны. С ними можно смириться или просто за ними наблюдать. Располагая этой наглядной схемой, организации при выполнении проектов могут направлять основное внимание на самые серьезные угрозы.

Заполненную матрицу можно использовать для разработки оптимальных стратегий реагирования. Зная вероятность и влияние каждого риска, команды могут выработать самый эффективный курс действий. Обычно их четыре.

• Снижение: принять меры для уменьшения вероятности риска или смягчения его последствий.
• Передача: переложить риск на третью сторону, например страховую компанию.
• Принятие: признать риск и не предпринимать дальнейших действий.
• Предотвращение: устранить риск, изменив планы или процессы.

Такой структурированный подход к управлению общими или проектными рисками дает больше контекста для принятия решений и повышает устойчивость организации.

Матрицы рисков обеспечивают самый упорядоченный подход к управлению рисками и дают организациям ряд преимуществ.

• Улучшение принятия решений. Матрица рисков четко и наглядно показывает потенциальные риски и их серьезность, помогая обоснованно и стратегически выделять ресурсы. Команды могут быстро выявить критические риски и соответствующим образом распределить усилия.
• Более результативное сотрудничество и общение. Матрица служит ориентиром, благодаря которому сотрудники в командах и отделах могут обсуждать риски на одном языке. Это заметно улучшает совместную работу над проектом. Имея общее понимание, команды могут вместе разработать более эффективные стратегии управления рисками с помощью инструментов для совместной работы.
• Содействие снижению рисков. Зная вероятность и влияние каждого риска, команды могут выработать и реализовать целенаправленные стратегии по их снижению. Такой превентивный подход сводит к минимуму потенциальные перебои и повышает устойчивость организации в целом.

Матрица рисков дает возможность управлять рисками на опережение. Это положительно сказывается на результатах и стабильности работы.

Чтобы проиллюстрировать, как матрица рисков работает на практике, приведем пример вымышленного проекта по разработке ПО.

Руководитель проекта выявил несколько потенциальных рисков, среди которых:

• задержка поставки критически важного компонента;
• непредвиденные технические проблемы;
• потеря ключевого участника команды;
• изменение требований клиента.

Руководитель проекта оценивает вероятность и влияние каждого риска по шаблону матрицы рисков. Например, риску «задержка поставки» может быть присвоена средняя вероятность и высокая степень влияния. Его можно маркировать красным цветом для обозначения срочности. Риск «потеря ключевого участника команды» оценивается как маловероятный, со средней степенью влияния. Этот риск маркируется желтым цветом как требующий менее срочных мер.

Затем эти риски и их оценки размещаются в матрице, чтобы руководителю проекта была видна относительная серьезность каждого из них. Это помогает установить очередность усилий по их снижению и эффективно распределить ресурсы. В данном примере руководитель проекта может в первую очередь разработать план действий на случай задержки поставки, а риск потери ключевого участника команды можно просто отслеживать.

В этом примере ценность матриц рисков заключается в их способности обеспечить структурированный и практичный подход к снижению потенциальных рисков.

Ниже перечислены рекомендации, которые помогут вам получить от матрицы максимальную пользу и сделать ее ценным инструментом для управления рисками.

• Регулярно пересматривайте и обновляйте. Матрицы рисков не должны быть статичными. Запланируйте регулярные проверки, чтобы отразить изменение обстоятельств, новую информацию и уже принятые меры по снижению рисков. Поддерживайте актуальность матрицы: это поможет вовремя замечать новые риски и эффективно реагировать на них.
• Привлекайте разные заинтересованные стороны. Вовлекайте в процесс выявления и оценки рисков участников команды, руководителей проектов и другие заинтересованные стороны, вклад которых будет полезен. Это поможет составить всестороннее представление о потенциальных рисках и согласовать стратегии их снижения. Избегайте однобоких оценок: так можно упустить из виду критические риски.
• Используйте единообразные и четкие шкалы. Установите четкие и единообразные шкалы оценки вероятности и влияния. Так риски будут оцениваться одинаково, а их сравнение будет иметь смысл. Старайтесь не использовать расплывчатые шкалы, чтобы избежать противоречивых оценок и неправильного толкования.
• Выделяйте риски с высокой степенью влияния. Всегда уделяйте первоочередное внимание рискам с высокой степенью влияния, даже если они маловероятны. Эти риски могут привести к значительным сбоям, поэтому они должны быть в приоритете. Не концентрируйтесь только на рисках с высокой вероятностью, иначе организация может оказаться уязвимой для серьезных, хотя и менее частых угроз.
• Документируйте предположения и обоснования. Документируйте любые предположения, сделанные в процессе оценки рисков, и обоснование этих оценок. Это помогает обеспечить прозрачность и подотчетность, а также облегчает проведение будущих проверок. Не оставляйте предположения незадокументированными, так как это может привести к путанице и противоречиям.
• Наладьте эффективную коммуникацию. Поделитесь матрицей рисков и стратегиями по их снижению со всеми соответствующими заинтересованными сторонами. Благодаря эффективной коммуникации каждый участник будет знать потенциальные риски и свою роль в управлении ими. Максимально упростите обмен информацией по поводу матрицы, чтобы не препятствовать межфункциональному сотрудничеству и взаимопониманию.
• Оптимизируйте работу с помощью шаблона. Используйте надежный шаблон, например бесплатный шаблон матрицы оценки рисков в Confluence, чтобы оформление было единообразным, а вы ничего не упустили из виду. Он поможет упростить процесс создания и ведения матрицы рисков.