Шаблон для отслеживания заданий
Шаблон для отслеживания задач помогает командам расставлять приоритеты и контролировать задачи в едином пространстве, чтобы все шло по плану и выполнялось в срок.
Область применения
Любые команды
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Планирование заданий
Расстановка приоритетов
Управление конвейером
Что такое шаблон для отслеживания заданий?
Шаблон для отслеживания задач помогает единообразно и последовательно делить работу на понятные, отслеживаемые этапы, чтобы команды могли более эффективно управлять обязанностями. Это способ систематизировать личные или командные задачи и управлять ими.
Информация о том, кто, что и когда делает
Отслеживание задач позволяет командам видеть ответственных, приоритеты и сроки в единой системе, что уменьшает количество вопросов и улучшает координацию между командами.
Основа для эффективного выполнения проектов
Отслеживание задач — это не комплексная система управления проектами. Это необходимая отправная точка для определения приоритетов, распределения ответственности, отслеживания прогресса и более эффективного выполнения проектов.
Чем вам поможет шаблон для отслеживания задач
Повседневное управление задачами. Отслеживание задач упрощает управление текущей работой и контроль прогресса, и это помогает соблюдать сроки выполнения более крупных этапов проекта.
Координация между командами. Если использовать централизованную систему отслеживания задач, у команд будет возможность отслеживать и обновлять прогресс по задачам в реальном времени, и совместная работа нескольких команд будет происходить более слаженно.
Наглядное представление личной рабочей нагрузки. При использовании шаблона отслеживания задач любой участник команды может быстро посмотреть свою рабочую нагрузку, и это повышает подотчетность и ответственность в работе.
Помощь в выполнении проекта в целом. В большинстве случаев менеджеры проектов могут использовать трекер задач, чтобы выявлять узкие места и удерживать проекты в рамках заданного объема работ, бюджета и графика.
Отслеживание операционных задач. Простые шаблоны списков задач также позволяют отслеживать повторяющиеся, повседневные задачи, такие как аттестация сотрудников и расчет заработной платы.
Что входит в шаблон для отслеживания заданий?
Представление доски
Представление доски — это доска Kanban, предназначенная для эффективного отслеживания прогресса выполнения заданий, в которой сложные рабочие процессы можно отображать в виде понятных упорядоченных столбцов.
Каждый столбец соответствует определенному этапу рабочего процесса, например «В работе». Таким образом создается наглядное представление работы над проектом — от начала и до полного завершения.
Наглядность упрощает понимание статуса задач, улучшает коммуникацию и поддерживает командную работу.
Представление списка
Организуйте задачи с помощью различных полей, таких как дата выполнения, исполнитель или приоритет, чтобы настроить представление списка в соответствии с потребностями вашего проекта.
В представлении списка очень легко найти то, что вам нужно, поэтому оно будет полезно как опытным менеджерам проектов, так и командам, которые только начинают работать с отслеживанием задач.
Представление календаря
Календарь дает вам общее представление о сроках проекта. Быстро и без усилий планируйте свои задачи, наглядно представляя сроки их выполнения.
Это поможет эффективнее распределять ресурсы и обеспечивать своевременное достижение важнейших контрольных точек.
Представление календаря помогает легко ориентироваться в хитросплетениях хронологий проектов любой длительности: от краткосрочных до долгосрочных.
Задачи
Используйте задачи Jira для отслеживания отдельных элементов работы в рамках проекта. Задачи в шаблоне отслеживания помогают командам структурировать сбор информации.
С их помощью можно собрать воедино все требования к проекту, отзывы и другие важные сведения.
Помимо этого, задачи способствуют прозрачной коммуникации между командами и заинтересованными сторонами. Их структурированный формат обеспечивает однозначное понимание ожиданий и требований. Такая ясность позволяет быстро и точно решать рабочие задачи и повышает эффективность совместной работы.
Автоматизации
Используйте правила автоматизации (с программированием или без него) важных и частых действий в процессах, чтобы не пропустить ни одного шага.
Основы отслеживания задач в Jira
В этом шаблоне используется Jira, чтобы вам и команде было проще управлять повседневными заданиями.
- 1
Создайте проект для отслеживания задач
В Jira нажмите Projects (Проекты), а затем — Create project (Создать проект). Выберите шаблон отслеживания задач и укажите тип проекта: Team-managed project (Проект команды) или Company-managed project (Проект компании). Введите название для вашего проекта и нажмите Create (Создать).
Когда проект будет создан, откройте представление списка, используя боковую панель слева (раздел Views (Представления)), чтобы начать создавать и упорядочивать задачи.
Нажмите Add issue (Добавить задачу) или кнопку «+», чтобы приступить к оформлению работы. Введите сведения о задаче прямо в списке, включая описание, исполнителя, дату выполнения, приоритет и статус. При необходимости повторите эти действия, чтобы добавить другие задачи.
Разбивайте более крупные задачи на понятные и выполнимые подзадачи, чтобы зоны ответственности оставались четкими, а прогресс было легче отслеживать. Назначайте ответственных, устанавливайте приоритеты и добавляйте необходимый контекст, например описания, сроки или связанные задачи.
Используйте фильтры и перечень видимых столбцов, чтобы указать, какие задачи и поля должны отображаться в списке. Перетаскивайте задачи, чтобы менять их порядок или обновлять статусы по мере выполнения задач.
- 2
Установите сроки и зависимости
Откройте задачу, чтобы начать работу со сроками и зависимостями. Нажмите Configure (Настроить) в нижней части представления, чтобы перейти на страницу типа задачи или на страницу макета, если вы используете раздел компании.
Найдите поле Due date (Дата выполнения) и перетащите его в нужное место. Нажмите Save Changes (Сохранить изменения).
Используйте это поле, чтобы указать срок выполнения задачи. Если вы используете раздел команды, поле Due date (Дата выполнения) нужно будет настроить для каждого типа задач.
- 3
Отслеживайте задачи с помощью представлений «Доска», «Календарь» и «Список»
Используйте представления Jira для визуального отслеживания прогресса и выявления проблем. Доска позволяет быстро посмотреть, на каком этапе рабочего процесса («К выполнению», «В работе», «Готово») находятся ваши задачи. С помощью этого представления можно легко определить текущий статус задач.
Календарь упрощает управление сроками. Глядя на их наглядное отображение, можно выявить периоды слишком высокой загрузки и перераспределить задачи.
В представлении списка удобно работать с большим количеством задач. Можно быстро найти задачи, срок выполнения которых уже близко: для этого нужно отсортировать список по дате выполнения — и быстро просмотреть важнейшие сведения о задачах.
- 4
Автоматизируйте повторяющиеся действия в рабочих процессах
Используйте агента Rovo по проектированию рабочих процессов, чтобы создавать свои собственные рабочие процессы в Jira, просто описывая их обычным живым языком. Это позволит автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как изменение статуса или отправка уведомлений.
Перейдите в Rovo, выберите проектирование рабочих процессов и нажмите Create workflow (Создать рабочий процесс). Задайте триггер, выберите шаги для Rovo AI и действия Jira, а затем добавьте логику для создания нужных вам путей на основе правил.
Связанные шаблоны
Шаблон для отслеживания личных заданий
Легко поддерживайте порядок в личных заданиях.
Маркетинг
Шаблон для управления проектами Jira
Управляйте мероприятиями по выполнению бизнес-проекта.
Готовы использовать этот бесплатный шаблон?
Изучите другие шаблоны для эффективной командной работы
Расширьте возможности каждого участника любой команды. Разрабатывайте, связывайте и поставляйте продукты на основе своих самых смелых идей в интегрированных приложениях Atlassian, используя нашу всеобъемлющую подборку готовых рабочих процессов.