Для каждого участника команды, в зависимости от его роли в компании, проблемы могут выглядеть по-разному. Акцент на поиске причины, а не виновника проблемы помогает укрепить доверие и способствует тому, чтобы вся команда приняла на себя ответственность за решение проблемы.

Чтобы составить формулировку проблемы с описанием того, каким образом она возникла, вы должны задаться вопросами о том, почему и из-за чего она возникла, какие условия этому способствовали и были ли другие сопутствующие факторы. Продолжайте задавать вопросы, пока команда не спросит «почему» не менее пяти раз, чтобы рассмотреть проблему со всех сторон.

Формулируя проблему или предлагая практичные решения, полезно рассматривать вопрос с различных точек зрения, так как это пробуждает в участниках любопытство и исследовательский дух. Шаблон анализа первопричин поможет направить обсуждение в нужное русло, чтобы глубже понять подоплеку проблемы и условия ее возникновения. 

Последовательный процесс решения проблем, например представленный в шаблоне анализа первопричин, позволяет командам эффективнее справляться с проблемами и сохранять фокус на значимой информации. Взяв за правило анализировать первопричины в рамках работы над проектами, вы сможете организовать процесс устранения проблем, прозрачный для всех участников команды, и оперативно документировать найденные решения.

Мозговой штурм для поиска идей необходим команде, чтобы выработать несколько решений и предложить практические варианты действий. Когда команда согласует решение, задокументируйте, как его реализовать и кто будет за это отвечать, обсудите потенциальные препятствия и оцените сроки устранения проблемы.