Problemy mogą być różne dla każdego członka zespołu, w zależności od jego roli w firmie. Skupienie się na tym, dlaczego wystąpił problem, a nie na tym, kto był winny, pomaga budować zaufanie i zapewnia, że cały zespół bierze odpowiedzialność za rozwiązywanie problemów.

Aby utworzyć definicję problemu opisującą, jak wystąpił problem, musisz zapytać, dlaczego tak się stało, co go spowodowało, jakie warunki się do niego przyczyniły i czy istniały inne czynniki, które miały na niego wpływ. Kontynuuj zadawanie pytań, dopóki zespół nie zapyta „Dlaczego?” co najmniej pięć razy, aby zbadać problem pod każdym kątem.

Podczas tworzenia definicji problemu lub generowania praktycznych rozwiązań postrzeganie problemu z różnych perspektyw pomaga rozbudzić ciekawość i ułatwia eksplorację. Szablon analizy przyczyn źródłowych stanowi ramy dla rozmów, które prowadzą do głębszego zrozumienia przyczyny i warunków, w których wystąpił problem. 

Spójny proces rozwiązywania problemów, taki jak szablon analizy przyczyn źródłowych, umożliwia zespołom skuteczniejsze rozwiązywanie problemów i skupienie się na istotnych informacjach. Uwzględniając analizę przyczyn źródłowych jako oczekiwaną aktywność w projekcie, przyspieszasz analizę dokumentów i poprawiasz przejrzystość dla wszystkich członków zespołu.

Przeprowadzenie burzy mózgów jest ważne dla zespołu, ponieważ pozwala wygenerować wiele rozwiązań i zaoferować praktyczne sugestie. Gdy zespół uzgodni rozwiązanie, udokumentuj, jak je wdrożyć i kto weźmie za to odpowiedzialność, omów potencjalne przeszkody i oszacuj harmonogram rozwiązania problemu.