DACI: szablon dokumentacji decyzyjnej

Zobaczysz, że szablon rozpoczyna się tabelą, w której można wypełnić informacje o wysokim stopniu ogólności, takie jak stan decyzji, skutki, osoby zaangażowane, termin realizacji oraz rezultat. Może się wydawać, że elementy te nie wymagają szczególnego zastanowienia, ale poświęć chwilę na przyjrzenie się im wraz z innymi uczestnikami procesu, a w szczególności z osobami, które wyznaczysz jako realizatorów, zatwierdzających oraz współpracowników. Powinni być oni świadomi poziomu swojej odpowiedzialności oraz własnej roli w podjęciu decyzji w ramach projektu. W przeciwnym razie będą zdezorientowani. Z tymi samymi osobami będziesz również sprawdzać skutki projektu, abyście reprezentowali jednakowe stanowisko w kwestii priorytetów i inwestowania zasobów.

W sekcji Podstawowe informacje dodaj składające się z 1–2 zdań objaśnienie dotyczące okoliczności oraz decyzji, jaką należy podjąć. Omów krótko, dlaczego decyzja jest ważna i na jakie obszary wpłynie.

Korzystając z Confluence, możesz osadzać wykresy i schematy ilustrujące odpowiednie punkty danych, jakie mogą wpłynąć na decyzję podejmowaną przez Ciebie i Twój zespół. Nie wahaj się i zaprezentuj arkusz Google lub dokument programu Excel bezpośrednio na stronie, aby przechowywać informacje o wszystkich czynnikach związanych z decyzją w jednym miejscu.

Wszystkie elementy szablonu są ważne, ale to w sekcji Rozważane opcje zawiera się sama istota rzeczy. Do tej sekcji należy przejść po wyodrębnieniu co najmniej trzech możliwości dla swojego projektu. Możesz przejść do tego szablonu po uprzedniej burzy mózgów i sporządzeniu notatek w celu ostatecznego udokumentowania decyzji lub po odbyciu wirtualnej dyskusji na innej stronie Confluence lub na platformie Slack. Możesz również przejąć inicjatywę i wypracować kilka opcji na własną rękę, aby przedstawić je większej grupie. (Więcej informacji na temat podejmowania decyzji można znaleźć w serwisie Team Central w Confluence). Niezależnie od tego, w jaki sposób dotrzesz do tego miejsca, to właśnie tutaj zebrane zostaną wszystkie te pomysły.

Zastanów się nad zaletami oraz wadami każdego z pomysłów i je również zanotuj. Szacując koszty, uwzględnij nie tylko wartość czysto pieniężną, ale także zasoby (członków zespołu, czas, zewnętrznych dostawców, materiały itp.), jakie będą potrzebne. Szablon zawiera proste oznaczenia kolorystyczne dla wysokich, średnich i niskich kosztów, ale jeśli potrzebujesz więcej kategorii... no cóż: w końcu to szablon! Dostosuj go według własnego uznania.

Czego jeszcze potrzebujesz, aby przejść dalej? W sekcji Czynności do wykonania opisz szczegółowo, co jeszcze wraz z zespołem musicie wiedzieć, zrobić lub na jakie pytania musicie uzyskać odpowiedź, aby zakończyć tę część projektu. Pamiętaj o użyciu wzmianek @ z nazwiskami członków zespołu odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych czynności.

Strony Confluence są dynamiczne. Oznacza to, że w miarę postępów projektu można je edytować dowolną liczbę razy. W ostatniej sekcji dodaj waszą ostateczną decyzję. Może się zdarzyć, że najpierw konieczne będzie uporanie się ze wszystkimi elementami w obszarze czynności do wykonania, zanim powróci się do rezultatów. Możesz też zorganizować spotkanie na żywo w celu omówienia decyzji i określić rezultat w trakcie jego trwania. Niezależnie od sposobu wypracowania rezultatu, zapisz go na potrzeby każdego pracownika firmy, który zechce się dowiedzieć, jak Twój zespół doszedł do takich, a nie innych wniosków.