Riuscire a completare un progetto entro i tempi previsti dimostra le capacità di collaborazione sui progetti di un team e aiuta le aziende a risparmiare denaro. Avere delle tempistiche di progetto prevedibili aiuta i team a ridurre i rischi, gestire l'ambito del progetto, allineare il budget e mantenere una qualità costante.

I modelli di timeline del progetto forniscono ai team le basi necessarie per creare risultati prevedibili e attuare il piano in tutte le fasi di gestione del progetto.

I modelli di timeline del progetto forniscono una rappresentazione visiva del progetto dall'inizio alla fine. Ciò consente ai team di vedere fin da subito quali task richiedono più tempo, dove si trovano le dipendenze e quali sono gli eventuali rischi. Una volta compreso il flusso, i team possono ridistribuire le risorse per completare i task critici e risolvere i problemi.

I flussi di lavoro visivi forniscono inoltre alle parti interessate una comprensione immediata dell'intero progetto, aiutano a mantenere tutti sincronizzati e permettono ai partecipanti di discutere tra loro sulla timeline.

I modelli di timeline del progetto semplificano la mappatura delle dipendenze e garantiscono la corretta timeline dei task. Con una timeline visiva, i membri del team possono individuare rapidamente i punti in cui le dipendenze possono mettere a rischio il progetto e, di conseguenza, ridistribuire le risorse per concentrarsi sui task che hanno una priorità più alta. 

Le dipendenze tra le attività permettono, inoltre, di identificare il lavoro non negoziabile del progetto. La collaborazione in team durante la mappatura delle dipendenze è il modo migliore per garantire che coloro che hanno più familiarità con i task apportino il proprio contributo rispetto alle dipendenze.

La pianificazione della capacità è uno degli aspetti più complessi della gestione dei progetti, in quanto stabilire la sequenza dei task in base alle dipendenze può far sì che alcuni membri del team si trovino sovraccaricati mentre altri rimangono inattivi.

Un modello di timeline del progetto consente ai membri del team di assegnare le risorse e di adattare di conseguenza la sequenza, nonché monitorare la disponibilità delle risorse e le dipendenze dei task.

Sia che la timeline del progetto definisca il progetto dall'inizio alla fine o che il team lavori a ritroso a partire da una data stabilita, il modello di timeline aiuta a definire la scadenza di ogni task all'interno del progetto. Quando una scadenza all'interno di un progetto con task interdipendenti slitta, tutti i task vengono aggiornati automaticamente, in modo che i team possano riconoscere fin da subito ritardi sulla programmazione e adottare le misure corrette per adeguarsi.

Ogni progetto presenta dei rischi, ad esempio una scadenza non realistica con task interdipendenti o l'allocazione di risorse in coda verso la fine del progetto. Un modello di timeline del progetto aiuta i team a identificare tempestivamente tali rischi e ad apportare le modifiche necessarie.

Con la timeline visiva, la suddivisione delle fasi di lavoro in successione basandosi sulle dipendenze fornisce una chiara visione dei colli di bottiglia e consente ai team di adeguare la sequenza o ridefinire il lavoro per ridurre i rischi. 

Utilizzare un modello per definire la timeline di un progetto consente ai membri team di monitorarne più facilmente l'avanzamento in termini di task da svolgere e scadenze da rispettare. Man mano che il progetto viene completato, gli ostacoli diventano più evidenti, il che consente ai team di adattarsi rapidamente.

Gli stakeholder e gli altri membri dell'azienda possono utilizzare la timeline del progetto per individuare rapidamente lo stato del progetto, lo stato dei task e i carichi di risorse.