Modello Pianificazione della capacità

di Atlassian

Dati realistici sulle risorse del team

FUNZIONALITÀ PRINCIPALI

Monitoraggio dei task

Definizione delle priorità

Allineamento del team

Categorie

Gestione del prodotto

Software & IT

Modello Pagina

Per un project manager, pianificare i progetti e gestire i carichi di lavoro del team può somigliare al tirare a indovinare. Anche a te capita magari di provare a indovinare quale sia la capacità di lavoro di ogni membro del tuo team... Le conseguenze di eventuali errori possono essere frustrazione, esaurimento e uso inefficiente delle risorse.

Prendi in considerazione l'utilizzo del modello di pianificazione della capacità di Atlassian per misurare con precisione la capacità di lavoro del tuo team, eliminando il tirare a indovinare e creando un maggiore senso di supporto e di collaborazione.

Panoramica
Vantaggi
Istruzioni
Perché scegliere Confluence?

Cos'è un modello di pianificazione della capacità?

Un modello di pianificazione della capacità è un foglio di calcolo digitale progettato per monitorare e gestire i requisiti del progetto e le risorse disponibili per soddisfarli. Aiuta i manager ad ripartire efficacemente i task tra i membri del team e, in ultima analisi, evita che questi ultimi si sfiniscano.

Vantaggi

La potenza del modello di pianificazione della capacità può offrire vari vantaggi sia ai team sia alle aziende. Alcuni dei vantaggi del modello di pianificazione della capacità includono:

Costi aziendali ridotti

Il tempo è denaro. Anche se può sembrare efficiente assegnare quanto più lavoro possibile ai membri del team per massimizzare la produttività, questa strategia di solito fallisce. Se il carico di lavoro supera quello che un membro del team è in grado di gestire, le conseguenze possono essere stress ed esaurimento, e in ultima analisi un calo dell'efficienza.

È quindi importante distribuire i task tra i membri del team in base alla loro capacità di lavoro. Un modello di pianificazione della capacità garantisce che il carico di lavoro di ogni membro del team sia gestibile, e che nessuno sia oberato di lavoro.

Maggiore produttività

I dipendenti sono più produttivi quando non sono oberati di lavoro, stressati o esausti. Un modello di pianificazione della capacità può aiutarti ad assegnare ai membri del team la quantità ottimale di lavoro che sono in grado gestire mantenendo la produttività.

Qualità di lavoro migliorata

Quando i membri del team sono sovraccarichi, la qualità del loro lavoro può peggiorare. Potrebbero occuparsi dei loro task in modo frettoloso, omettendo le revisioni necessarie prima dell'invio. Per evitare questo problema, utilizza un modello di pianificazione della capacità per assegnare lavoro a ciascun membro del team in base alle sue capacità.

Ambiente di lavoro migliorato

Dipendenti soddisfatti creano ambienti di lavoro piacevoli. Per tenere alto il morale del team, usa un modello di pianificazione della capacità per assicurarti che nessuno sia oberato di lavoro, un fattore che aiuta ad avere un ambiente di lavoro positivo.

Eliminare l'eccesso di capacità

Quando i dipendenti sono sovraccarichi di lavoro, spesso non dicono niente finché non sono sfiniti o pronti ad andarsene. Pertanto i project manager devono stabilire processi di routine che assicurino che i membri del team si occuperanno solo di ciò che sono in grado di gestire.

Un modello di pianificazione della capacità per i progetti elimina la possibilità che i membri del team lavorino troppo, per mezzo della registrazione regolare del numero di ore di lavoro che ogni membro del team intende dedicare al completamento dei progetti futuri. Di conseguenza, quando un modello di pianificazione della capacità mostra che un membro del team ha lavoro a sufficienza per le ore di cui dispone, il project manager non deve assegnarli altro lavoro.

Migliore gestione delle risorse

La gestione delle risorse assicura la disponibilità di risorse adeguate per completare i progetti di lavoro. Affidare del lavoro a freelance per garantire la realizzazione di un progetto è una forma di gestione delle risorse.

Per una corretta gestione delle risorse, usa un modello di pianificazione per tenere traccia della quantità di lavoro da assegnare ai membri del team o da esternalizzare. I modelli di pianificazione della capacità sono ottimi anche per gestire i fabbisogni futuri di risorse.

Come utilizzare il modello Pianificazione capacità

I project manager che intendono ottimizzare la capacità del proprio team dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di sfruttare un modello di pianificazione. Ecco i passaggi per utilizzarne uno:

Passaggio 1. Assegna dei compiti al team

Prima di riunire il tuo team per discutere della capacità, chiedi a ogni membro di elencare le sue attività settimanali utilizzando un modello di pianificazione della capacità, includendo progetti di lavoro, task amministrativi e pause pranzo.

Quindi, chiedi a ciascuno di stimare il tempo che dedica settimanalmente a ogni task. I membri del team possono fare riferimento ai loro orari, alle e-mail, alle chat e ai ticket per valutare con precisione il loro carico di lavoro.

Passaggio 2. Convoca una riunione del team

Tieni una riunione del team dopo aver dato ai suoi membri il tempo di programmare la settimana lavorativa utilizzando il modello di pianificazione della capacità. Inizia spiegando perché vuoi parlare della capacità di lavoro del team.

Ti stai preparando per un nuovo progetto, stai cercando di capire come inserire un nuovo membro del team o stai semplicemente cercando di stabilire limiti chiari? Chiarire lo scopo della riunione permette a tutti di comprendere l'obiettivo, incoraggiando una discussione aperta e onesta, senza riserve, sugli orari e sulla disponibilità.

Passaggio 2. Convoca una riunione del team

Passaggio 3. Fai qualche semplice calcolo

In seguito ognuno deve calcolare le proprie ore individuali totali. Assicurati che ogni membro del team includa tutte le normali attività di una settimana lavorativa, dai task amministrativi alle pause caffè. Questa visione completa ti consente, in qualità di project manager, di conoscere il totale delle ore di lavoro di ogni membro del team.

Quindi, calcola la percentuale del tempo di ciascun membro del team dedicato ai progetti dividendo le ore dedicate ai progetti per il totale delle ore lavorative. Questa analisi permette di conoscere il tempo passato da ognuno a lavorare sui progetti.

Prendi un momento per discutere di questi numeri con il team. L'orario di lavoro è in linea con le aspettative? Le percentuali sono in linea con gli obiettivi del team? Sono emersi dati inattesi, ad esempio un tempo eccessivo dedicato a task non relativi a un progetto, come dei compiti amministrativi?

Questo dialogo aperto consente ai project manager di identificare le aree che richiedono aggiustamenti, ottimizzando di conseguenza gli orari del team.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Nella tabella di pianificazione del modello, inserisci nome, ruolo, percentuale di tempo settimanale dedicato ai progetti e totale delle ore settimanali assegnate ai progetti per ogni membro del team. Raggruppa persone con ruoli simili per comprendere appieno la capacità del tuo team.

Raggruppando le ore per ruolo puoi determinare il tempo totale dedicato ai progetti da specialisti come ingegneri e analisti di dati. Questo metodo permette di conoscere quanto tempo ogni professionista dedica ad attività connesse al progetto.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Passaggio 5. Prendi decisioni ponderate

Ora che conosci meglio la capacità di lavoro del tuo team, serviti di questa informazione per prendere decisioni informate e pianificare il progetto nel migliore dei modi. Le informazioni raccolte dai modelli di pianificazione della capacità consentono ai manager di attribuire a ogni membro del team task adeguati alle sue competenze.

In questo modo potrai prevenire lo stress e l'esaurimento dei membri del team evitando di sovraccaricarli di lavoro e di metterli eccessivamente sotto pressione . L'utilizzo dei modelli di pianificazione della capacità facilita una migliore distribuzione del carico di lavoro, migliora le prestazioni del team e promuove un ambiente di lavoro più sano.

Aumenta la produttività con il modello di pianificazione della capacità di Atlassian

Il modello di pianificazione della capacità di Atlassian Confluence è più di una soluzione pratica, è una risorsa strategica per ottimizzare l'efficienza del tuo team e favorire il successo del progetto. Grazie a questo modello i project manager possono ottenere preziose informazioni sulla capacità di lavoro dei membri del team per allocare con precisione task e risorse.

Una migliore conoscenza del carico di lavoro di ogni membro del team permette ai manager di prevenirne l'esaurimento, promuovendo la collaborazione e mantenendo un ambiente di lavoro positivo. Il modello di pianificazione della capacità di Confluence consente ai team di prendere decisioni informate, adeguare i task agli obiettivi e, in ultima analisi, migliorare la produttività e i risultati.

Dì addio a una gestione dei progetti basata sulle congetture, e dai il benvenuto alla praticità e alla razionalità del modello di pianificazione della capacità di Atlassian Confluence.

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