Was sind Jira-Workflows? Editor, Regeln und KI-Agenten
Die wichtigsten Punkte
Ein Jira-Workflow ist die Gruppe von Status, Übergängen und Regeln, die ein Vorgang von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft.
Der Workflow-Editor vereint Diagramm-, Regel- und Veröffentlichungs-Steuerelemente auf einem Bildschirm statt auf mehreren.
Du kannst einem Agenten Aufgaben für einen Vorgang aus einem bestimmten Workflow-Übergang zuweisen.
Die Rovo-Workflow-Fähigkeit wird mit
/manage-jira-workflowsim Rovo-Chat innerhalb der Workflow-Builder-Oberfläche aufgerufen. Dort können Admins Workflows mit natürlicher Sprache erstellen und ändern.Ein Workflow-Schema verbindet deine Workflows mit bestimmten Vorgangstypen und kann in verschiedenen Projekten wiederverwendet werden.
Ein Jira-Workflow ist der Prozess, mit dem dein Team einen Vorgang von offen zu erledigt verschiebt. Er besteht aus drei Teilen: Status, Übergang und, in von Unternehmen verwalteten Projekten, einer Lösung.
Die meisten Teams modellieren ihren Workflow nach einem Prozess, den sie bereits verwenden. Deshalb kann ein Workflow so einfach wie drei Status oder so detailliert wie ein mehrstufiger Überprüfungsprozess sein, an dem mehrere Teams beteiligt sind.
Jira-Workflows bestehen aus drei einzelnen Elementen:
Status:Der Status zeigt an, an welcher Stelle sich ein Vorgang aktuell im Workflow befindet. "Offen", "In Arbeit", "In Überprüfung", "Blockiert" und "Erledigt" sind gängige Beispiele, du kannst Status aber auch umbenennen und der Wortwahl deines Teams anpassen.
Übergang: Ein Übergang verschiebt einen Vorgang von einem Status in einen anderen und wird nur in eine Richtung ausgeführt. Wenn dein Team einen Vorgang zwischen zwei Status vor- und zurückverschieben können muss, zum Beispiel von "Überprüfung" zurück zu "In Arbeit", brauchst du zwei separate Übergänge, einen für jede Richtung.
Lösung:Eine Lösung kennzeichnet einen Vorgang als geschlossen und erfasst mit Werten wie "Erledigt", "Nicht ausreichend" oder "Duplikat" den Grund dafür. Lösungen sind in von Unternehmen verwalteten Projekten verfügbar und bieten dir eine praktische Möglichkeit, zu melden, wie Arbeiten tatsächlich abgeschlossen wurden und nicht nur, wo sie gestoppt wurden.
Was ist ein Workflow-Schema?
Ein Workflow-Schema ist die Reihe von Verknüpfungen zwischen deinen Workflows und deinen Vorgangstypen, ähnlich wie ein Berechtigungsschema Berechtigungen Rollen zuordnet. Jedes Projekt benötigt mindestens eines, und ein Schema kann für mehrere Bereiche gelten.
Stell dir folgendes Anwendungsbeispiel vor:
Ein Entwicklungsteam verwaltet einen einzelnen Jira-Bereich mit separaten Workflows für Bugs, Storys und Aufgaben.
Bugs durchlaufen Status wie "Triage erfolgt" und "Behoben", Storys durchlaufen "Design WIP" und "Entwicklungsbereit" und Aufgaben folgen einem einfachen Pfad "Zu erledigen", "In Arbeit", "Erledigt".
Wenn sich dieses Team in zwei Gruppen aufteilt, kann der zweite Bereich dasselbe Workflow-Schema wiederverwenden. Beide Teams fokussieren sich weiterhin auf ihr eigenes Board und ihre Manager erhalten weiterhin eine einheitliche Ansicht über beide Bereiche hinweg, da sich das zugrunde liegende Workflow-Schema nicht geändert hat.
Workflow-Schemata sind derzeit in vom Unternehmen verwalteten Bereichen verfügbar.
Was ist der Jira-Workflow-Editor?
Der Workflow-Editor ist ein einzelner Bildschirm zum Erstellen, Bearbeiten und Veröffentlichen eines Workflows. Anstatt für Status, Übergänge und Regeln zwischen verschiedenen Seiten zu wechseln, konfigurierst du alle drei in einem Diagramm und veröffentlichst deine Änderungen genau zum gewünschten Zeitpunkt.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Workflow-Editor zu öffnen:
Wähle für einen vom Unternehmen verwalteten Bereich Einstellungen ⚙ und dann Vorgänge > Workflows aus. Suche den Workflow, den du ändern möchtest, wähle Weitere Aktionen (•••) und dann Änderung.
Wechsle für einen vom Team verwalteten Bereich zu Bereichseinstellungen > Vorgangstypen. Wähle den Vorgangstyp aus, dessen Workflow du ändern möchtest, und wähle dann Workflow bearbeiten aus.
Du kannst ihn auch in den Einstellungen eines Projekts öffnen, indem du zum entsprechenden Vorgangstyp gehst, Weitere Aktionen (•••) und dann Workflow anzeigen und ändern auswählst.
Ein Bildschirm, vier Arbeitselemente
Der Editor basiert auf einer Symbolleiste zum Hinzufügen von Status und Übergängen, einem Detailbereich zum Bearbeiten von allem, was du auswählst, einem Diagramm, das du ziehen und neu anordnen kannst, und einer Liste mit relevanten Bereichen, die dir vor der Veröffentlichung genau zeigt, welche Bereiche geändert werden.
Zwischen Diagramm und Text wechseln
Wenn du einen Workflow lieber als Text prüfen möchtest, statt ihn auf einer Zeichenfläche nachzuverfolgen, kannst du mit dem Umschalter "Text und Diagramm" die Ansicht wechseln, ohne deine Position zu verlieren.
Beide Ansichten bearbeiten denselben zugrunde liegenden Workflow, daher wird eine Änderung in der einen auch in der anderen angezeigt.
Aktive Workflows bearbeiten, ohne sie zu duplizieren
Du kannst jetzt mehrere Änderungen an einem aktiven Workflow vornehmen, ohne ihn zuerst zu kopieren. Lösche einen Status direkt, und Jira führt dich durch das Verschieben aller Vorgänge, die diesen Status verwenden.
Füge einen neuen ausgehenden Übergang zu einem Status hinzu, der noch keinen hat. Wähle "Workflow aktualisieren" aus, um sofort zu veröffentlichen, oder "Verwerfen", um zum vorherigen Status des Workflows zurückzukehren.
Gleiche Regelkategorien, ein Bereich
Wenn du Workflows im alten Editor erstellt hast, haben sich die Regelkategorien nicht geändert: Bedingungen, Bildschirm-Konfiguration, Bestätigungen und Folgefunktionen. Der Unterschied liegt darin, wo du sie findest.
Wähle einen Übergang aus, und seine Regeln werden im selben Detailbereich wie alles andere geöffnet statt in einem separaten Konfigurationsbildschirm.
Wie hängt ein Jira-Workflow mit deinem Board zusammen?
Dein Workflow definiert den Pfad, den ein Vorgang durchläuft. In deinem Board beobachtest du, wie dieser Pfad entsteht. Jira-Administratoren ordnen jede Board-Spalte in der Regel einem Schritt im Workflow zu. Wenn du also eine Karte über das Board bewegst, ist das dieselbe Aktion, als würdest du im Hintergrund eine Transition ausführen.
Teams mit komplexeren Workflows ordnen oft mehrere Status einer einzelnen Spalte zu, damit das Board übersichtlich bleibt, auch wenn der zugrunde liegende Workflow mehr Schritte hat. So ist das Board für das ganze Team nützlich, ohne die Details auszublenden, die dein Workflow braucht, um korrekt zu funktionieren.
Wie unterscheiden sich Workflow-Regeln von Jira Automation?
Workflow-Regeln und Jira Automation lösen ähnliche Probleme an verschiedenen Stellen. Eine Workflow-Regel, wie eine Bedingung bei einem Übergang, befindet sich innerhalb dieses einen Workflows und gilt überall dort, wo der Workflow verwendet wird.
Eine Automatisierungsregel kann durch fast alles ausgelöst werden, kann projektübergreifend ausgeführt werden und umfasst jetzt Aktionen wie das Aufrufen eines Rovo-Agenten. Beides zusammen funktioniert also besser als nur der Wechsel von einem zum anderen.
Allgemein gilt: Das Einrichten von Workflow-Regeln erfordert mehr Aufwand, aber sobald sie vorhanden sind, lassen sie sich einfacher skalieren, da sie mit dem Workflow-Schema verknüpft sind.
Automatisierungsregeln lassen sich schneller erstellen und sind flexibler, aber die Nutzungslimits unterscheiden sich je nach Tarif. Prüfe deshalb, was deine Edition umfasst, bevor du dich bei Prozessen mit hohem Volumen auf Automatisierung verlässt.
Zuweisen von Agenten zu einem Jira-Workflow
KI-Agenten können Workflow-gesteuerte Vorgänge automatisch übernehmen, sodass Teams wiederkehrende Aufgaben genau dann abgeben können, wenn es nötig ist. In Jira kannst du einen Agenten mit einem Workflow-Übergang, einer Board-Spalte oder einer Automatisierungsregel verknüpfen – je nachdem, wie dein Team die Übergabe gestalten möchte.
Einen Agenten über einen Übergang auslösen
Öffne den Workflow-Editor, wähle einen Übergang aus und füge eine Regel zur Auslösung einer Agentenaktion hinzu. Von da an wird jeder Vorgang, der diesen Übergang durchläuft, automatisch an den Agenten weitergeleitet – egal, ob es darum geht, ein Feld zu aktualisieren, einen Kommentar zu posten oder eine verknüpfte Seite zu entwerfen.
Einen Agenten über das Board zuweisen
Alternativ kannst du einen Agenten direkt über eine Board-Ansicht zuweisen. Öffne das Board, wähle im Menü der Spalte Weitere Aktionen (•••) aus und wähle die Option zur Zuweisung eines Agenten zu dieser Spalte. Vorgänge, die in die Spalte verschoben werden, werden dann automatisch dem ausgewählten Agenten zugewiesen.
Diese Option ist derzeit nur in bestimmten Bereichen verfügbar, daher siehst du sie möglicherweise nicht auf jedem Board.
Mit Automatisierung skalieren
Vorgängen, die jedes Mal nach dem gleichen Muster ablaufen, kannst du einer Jira-Automatisierungsregel die Aktion "Rovo-Agent verwenden" hinzufügen oder eine Board-Spalte so einrichten, dass jeder Vorgang, der hineingezogen wird, automatisch einem ausgewählten Agenten zugewiesen wird.
Bedingungen und Branches sorgen dafür, dass der Agent nur an den Vorgängen arbeitet, die du vorgesehen hast.
Mit der Rovo-Workflow-Fähigkeit Workflows schneller erstellen
Die Rovo-Workflow-Fähigkeit ist eine Rovo-Funktionalität, mit der Administratoren Jira-Workflows mithilfe von Anfragen in natürlicher Sprache konfigurieren können. Du kannst sie nur über die Benutzeroberfläche des Workflow-Builders aufrufen, indem du /manage-jira-workflows verwendest, um Fragen zu einem Workflow zu stellen oder Änderungen anzufordern. Dazu gehören beispielsweise das Hinzufügen eines Übergangs, das Einschränken der Berechtigungen zum Verschieben eines Vorgangs oder das Erläutern einer Regel. Die Fähigkeit hilft dir, den Workflow zu erstellen oder zu aktualisieren, während du die Änderungen in Jira prüfst und veröffentlichst.
Was die Rovo-Workflow-Fähigkeit derzeit leisten kann
Die Fähigkeit beantwortet Fragen zu deinem Workflow und dessen Konfiguration, erstellt und bearbeitet Status und Übergänge und richtet anhand einer Anfrage in einfacher Sprache gängige Übergangsregeln ein. Du kannst sie zum Beispiel bitten, ein Feld zu aktualisieren, einzuschränken, wer einen Vorgang verschieben darf, ein Feld zu validieren, ein Ticket zuzuweisen oder einen Übergang basierend auf einem Feldwert einzuschränken.
So verwendest du die Rovo-Workflow-Fähigkeit
Öffne die Benutzeroberfläche des Workflow-Builders, öffne den Rovo-Chat und gib /manage-jira-workflows ein, um die Rovo-Workflow-Fähigkeit aufzurufen. Die Fähigkeit ist nur in der Benutzeroberfläche des Workflow-Builders verfügbar. Du kannst Fragen zu einem Workflow stellen oder die Änderung, die du vornehmen möchtest, in einfacher Sprache beschreiben. Überprüfe die vorgeschlagenen Änderungen in Jira und veröffentliche sie, wenn sie fertig sind. Rovo muss auf deiner Site aktiviert sein, damit die Fähigkeit verfügbar ist.
Häufig gestellte Fragen zu Jira-Workflows
Was ist ein Jira-Workflow?
Ein Jira-Workflow ist eine Reihe von Status, Übergängen und Regeln, die festlegen, wie sich ein Vorgang von der Erstellung bis zum Abschluss bewegt. Jedes Jira-Projekt benötigt mindestens einen Workflow, der über ein Workflow-Schema mit seinen Vorgangstypen verknüpft ist.
Wie nehme ich eine Änderung an einem Jira-Workflow vor?
Öffne den Workflow in den Projekteinstellungen oder den Bereichseinstellungen und verwende dann den neuen Workflow-Editor, um Status, Übergänge und Regeln hinzuzufügen oder zu ändern. Wähle die Option für die Workflow-Aktualisierung aus, um deine Änderungen zu veröffentlichen, oder die Option für Verwerfen, um zur vorherigen Version zurückzukehren.
Kann ich einem Vorgang in meinem Workflow einen KI-Agenten zuweisen?
Ja. Agenten werden im Feld "Zugewiesene Person" zusammen mit Personen angezeigt, können in Kommentaren erwähnt werden und können automatisch über einen bestimmten Übergang mithilfe einer Regel zur Auslösung einer Agentenaktion ausgelöst werden.
Was ist die Rovo-Workflow-Fähigkeit?
Die Rovo-Workflow-Fähigkeit ist eine Rovo-Funktionalität, die Jira-Administratoren dabei hilft, Workflows zu verstehen, zu erstellen und zu aktualisieren, indem sie im Rovo-Chat Anfragen in natürlicher Sprache stellen. Du kannst sie nur innerhalb der Benutzeroberfläche des Workflow-Builders mit /manage-jira-workflows aufrufen und anschließend die daraus resultierenden Änderungen in Jira überprüfen und veröffentlichen.
Muss ich etwas aktivieren, um Agenten in einem Workflow zu verwenden?
Ja. Rovo muss auf deiner Site aktiviert sein, damit du die Rovo-Workflow-Fähigkeit verwenden kannst. Die Fähigkeit ist für Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Workflows verfügbar und kann nur innerhalb der Benutzeroberfläche des Workflow-Builders aufgerufen werden. Öffne dort den Rovo-Chat und gib /manage-jira-workflows ein, um Workflows zu verwalten.
Mein aktueller Workflow-Editor sieht anders aus. Ist der neue Workflow-Editor in meinem Jira-Tarif verfügbar?
Die Verfügbarkeit des neuen Workflow-Editors kann je nach Projekttyp und Tarif variieren. Rufe auf deiner eigenen Site "Einstellungen", "Vorgänge" und dann "Workflows" auf, um zu überprüfen, auf welchen Editor und welche Funktionen du derzeit Zugriff hast.